Googleフォームの回答を自動でまとめて知らせる仕組みの例

「フォームから申し込みが来ていたのに、気づくのが遅れた」「毎朝、回答のシートを開いて新しい分を数えている」。

Googleフォームは手軽に使える反面、回答がシートにたまっていくだけなので、見に行かないと新しい回答に気づけません。

スプレッドシートとGoogle Apps Script（GAS）を組み合わせると、回答をまとめたり、担当者に知らせたりする作業を自動にできます。ここでは、その例を紹介します。

【例1：回答が届いたら、Googleチャットに知らせる】

GASには、フォームに回答が送られたときに動く仕組みがあります。

これを使うと、回答が届いたタイミングで、Googleチャットのスペースに知らせを送ることができます。

例：架空の学習塾で、体験授業の申し込みフォームに回答が来たら、「体験申し込み：小学5年、希望日 10月20日」のように、要点だけをチャットに流す

知らせる内容は、氏名や連絡先などをすべて載せるより、要点にしぼっておくのがおすすめです。くわしい内容はシートで見る、と分けておくと、チャットの画面も読みやすくなります。

【例2：前日の回答を、毎朝1つの表にまとめる】

回答が多い場合は、1件ずつ知らせると、かえって読む側の負担になります。

そのときは、GASの「トリガー」で毎朝決まった時間に動くようにして、前日に届いた回答だけを集めた表を作る方法があります。

例：

・「日次まとめ」シートに、前日の回答の件数を書き込む

・質問の種類ごとに、件数を数えて並べる

・まとめができたら、担当者のGoogleチャットに「昨日の回答は12件です」のように知らせる

朝にこの表を見るだけで、前日の動きが分かるようになります。

【例3：まだ対応していない回答に、印を付ける】

知らせが届いても、対応したかどうかが分からなくなると、対応もれが起きます。

回答のシートに「対応状況」の列を足しておき、GASで次のように印を付けると、見落としを防ぎやすくなります。

・新しい回答には「未対応」と書き込み、行に色を付ける

・担当者が「対応済み」に変えたら、色を外す

・回答から3日たっても「未対応」のままの行があれば、担当者の受信箱に通知する

色と文字で状況が見えるので、複数の人で回答を受け持つときにも、誰が何をしたかを確かめやすくなります。

【小さなコツ：「誰に・いつ・何を」知らせるかを先に決める】

仕組みを作る前に、知らせる相手と内容を紙に書き出してみてください。

・誰に：受付の担当者、店長など

・いつ：回答が届いたとき、毎朝9時、3日たったとき

・何を：件数だけか、要点か、全部の内容か

例：「受付担当に」「毎朝9時に」「前日の件数と、未対応の件数を」

ここが決まっていないまま作ると、知らせが多すぎて読まれなくなったり、肝心なことが伝わらなかったりします。

まずは、今いちばん困っている見落としを1つ選び、その分だけを自動にするところから始めると、無理なく続けられます。

こうした作業のご相談は、こちらの出品で承っています。

https://coconala.com/services/4449032