急な依頼で予定が崩れたときの、仕事の組み直し方｜優先順位は「締切」だけで決めない

朝に立てた予定が、午前中のうちに崩れる。そんな日は珍しくないと思います。上司からの急ぎの依頼、お客様からの問い合わせ、会議の延長。予定どおりに進まないこと自体は避けられません。大事なのは、崩れたあとに「何から手をつけるか」を素早く決め直すことです。ここでは、急な依頼が入ったときに予定を組み直す手順をまとめます。

手順1：まず「やること」を全部書き出す

頭の中だけで並べ替えようとすると、抜けや思い込みが起きます。急な依頼が入ったら、今日やる予定だったことと新しい依頼を、いったん全部書き出します。・今日やる予定だった作業・新しく入った依頼・返事を待っている案件（自分の手を離れているもの）紙でもメモアプリでも構いません。1行に1つずつ、短く書くのがコツです。

手順2：「締切」と「影響の大きさ」の2つで並べる

優先順位を締切だけで決めると、いつも「一番近い締切」に追われることになります。もう1つの軸として、「遅れたときに、誰にどのくらい影響が出るか」を見ます。・締切が近く、影響も大きい → 最優先で着手する・締切は先だが、影響が大きい → 今日のうちに少しでも手をつける・締切は近いが、影響が小さい → 短時間で済ませるか、相談して期限をずらす・締切も先で、影響も小さい → 後回しにしてよい「締切は先だが影響が大きい」仕事は、後回しにされやすく、気づいたときに一番困る仕事です。ここに毎日少しずつ時間を取れるかどうかで、忙しさが変わります。

手順3：ずらすものは、自分から先に伝える

新しい依頼を入れれば、何かが押し出されます。押し出された仕事の相手には、締切の直前ではなく、組み直した時点で伝えます。・何が遅れるのか・いつまでなら出せるのか・一部だけ先に出せるものはあるかこの3つを短く伝えるだけで、相手は次の段取りを組めます。「遅れそう」と早めに言える人のほうが、結果として信頼されやすいと感じます。

手順4：急な依頼は「何がいつまでに必要か」を確認してから受ける

「急ぎでお願い」と言われた依頼でも、本当に全部が今日必要とは限りません。受ける前に、次の2点だけ確認します。・いつまでに必要か（今日の何時か、明日の朝でよいか）・何があれば足りるか（完成版か、たたき台でよいか）「明日の朝に、たたき台があれば十分」と分かれば、今日の予定を大きく崩さずに済むことがよくあります。

まとめ

1. やることを全部書き出す2. 「締切」と「影響の大きさ」の2つで並べる3. ずらすものは、自分から先に伝える4. 急な依頼は「何がいつまでに必要か」を確認してから受ける予定が崩れること自体は失敗ではありません。崩れたあとに、落ち着いて組み直せる手順を持っておくことが大切です。資料やマニュアルの作成、定型作業の効率化など、日々の業務の代行も承っています。プロフィールの出品一覧からご覧ください。