ひとり事業主さんへ。空いた時間を何に使いたい？｜オンライン秘書に任せられる6つの裏方業務

もし、2時間だけ自由な時間が増えたら、何に使いたいですか？

お客さまともっと向き合う。

これからの事業について、ゆっくり考える。

家族と過ごす。

何もしないで休む。

使い道は、人それぞれでいいと思います。

ひとりで事業をしていると、売上につながる仕事以外にも、細かな仕事がどんどん増えていきます。

問い合わせに返信する

ホームページを直す

SNSを更新する

請求書を作る

書類を整理する

案件の進捗を確認する

どれも大切な仕事ですが、こうした裏方業務に追われて、

「今日もやりたかったことまで手が回らなかった」

という日が続いていませんか？

そんな細かな仕事を、オンライン秘書に任せるという選択肢もあります。

今回は、個人事業主・フリーランスの方が抱えやすい「6つの裏方業務」を整理してみます。

読みながら、

「これなら誰かにお願いできるかも」

という仕事がないか、探してみてください。

1．ホームページ・Web更新

ホームページは、作って終わりではありません。

お知らせの投稿、文章や画像の差し替え、営業時間の変更、サービス内容の修正など、少しずつ更新作業が発生します。

「直したいところはあるけれど、ログインして触るのが面倒」

「気づけば何か月も更新していない」

そんな状態になっていませんか？

大きなリニューアルをしなくても、日々のお知らせ更新や文章・画像の差し替え、軽微な修正など、一部分だけを任せることもできます。

2．問い合わせ・予約対応

問い合わせフォームやLINE、予約の日程調整なども、意外と時間を取られる仕事です。

1件あたりは数分でも、作業中に連絡が入るたびに手が止まります。

よくある問い合わせへの定型返信や日程調整など、ある程度ルールを決められるものは、比較的切り出しやすい業務です。

最初に返信ルールや定型文を整えておくと、その後の対応もしやすくなります。

3．SNS・情報発信

「発信した方がいいのは分かっているけれど、いつも後回し」

そんなことはありませんか？

投稿ネタを考える。

文章を書く。

画像を作る。

内容を確認して投稿する。

「SNS投稿」と一言でいっても、実際にはいくつもの小さな作業があります。

すべてを任せなくても、

「投稿ネタだけ一緒に整理する」

「文章のたたき台を作ってもらう」

「Canvaで画像だけ作ってもらう」

という切り分け方もできます。

4．請求・入金管理

請求書を作る、送る、入金を確認する。

事業を続けるうえでは欠かせない仕事ですが、売上をつくる仕事とは少し性質が違います。

とはいえ、後回しにもできません。

請求状況を一覧にしたり、入金状況を確認しやすい形に整えたりと、定型化できる部分は意外とたくさんあります。

5．経費・書類整理

領収書、レシート、申込書、契約書、各種データ。

事業を続けるほど、書類や情報は少しずつ増えていきます。

「とりあえず後でまとめよう」

と置いておいたものが積み重なり、必要なときに探すだけで時間がかかることも。

ファイル名をそろえる、フォルダを整理する、一覧表にまとめるなど、こうした作業も切り出せる裏方業務です。

※税務判断や申告業務ではなく、書類整理やデータ入力などの事務作業を想定しています。

6．顧客・案件管理

「この人には返信したっけ？」

「この案件、次に何をするんだっけ？」

案件が増えるほど、頭の中だけで管理するのは難しくなります。

顧客情報、進捗、締切、次にやること。

Googleスプレッドシートやタスク管理ツールなどを使って見える化するだけでも、頭の中の負担はかなり減らせます。

仕事は、こんなふうに組み合わせてもOKです！

オンライン秘書というと、「事務をまとめて全部お願いする」というイメージを持つ方もいるかもしれません。

でも、実際にはもっと小さく切り出せます。

たとえば、

・ホームページのお知らせ更新＋SNS投稿の下書き

・問い合わせ対応＋顧客情報の整理

・リサーチ＋一覧表の作成

・書類整理＋データ入力

のように、細かな仕事をいくつかまとめてお願いするという使い方もできます。

「これだけ頼んでもいいのかな？」というくらいの仕事でも、まずは相談して大丈夫です。

全部を外注する必要はありません。

ここまでいろいろ紹介しましたが、もちろん、全部を誰かに任せる必要はありません。

自分でやるのが好きな仕事

自分だからこそやりたい仕事

今の方法で特に困っていない仕事

それは、そのまま自分で続けて大丈夫です。

一方で、

「ここだけ毎回面倒」

「この作業が入ると、本業が止まる」

「ずっと気になっているのに後回しになっている」

というものがあれば、そこだけ切り出してみるのもひとつの方法です。

最初から大きく外注する必要はありません。

「何を頼めばいいか分からない」からでも大丈夫

外注というと、

「依頼内容をきれいにまとめなきゃ」

「ちゃんと指示書を作らなきゃ」

と思ってしまうかもしれません。

でも、最初から完璧に整理されている必要はありません。

「最近、細かい仕事に追われている」

「何かを手放したいけれど、自分でも何が負担なのか分からない」

そんな状態なら、今抱えている仕事を一緒に整理して、どこなら任せられそうか考えるところから始めることもできます。

「何をお願いするかを決めるところ」も、最初の一歩です。

その時間が空いたら、何をしたいですか？

今回紹介した6つの中に、

「これ、誰かにやってもらえたら少しラクかも」

と思うものがあったら、一度書き出してみてください。

そして、その横にもうひとつ。

「この時間が空いたら、何をしたい？」

と書いてみてください。

新しい仕事をつくる

今いるお客さまをもっと大切にする

勉強する

家族と夕飯を食べる

今日は少し早く寝る

どんな答えでもいいと思います。

外注は、単に仕事を減らすためのものではなく、

自分が本当に使いたいところへ、時間を戻すこと。

そんな考え方もできるのではないでしょうか。

もちろん、この記事を読んだからといって、すぐに誰かへ仕事をお願いする必要はありません。

今のやり方で困っていなければ、そのままでも大丈夫です。

でも、

「少し手放してみたい」

「一人では整理しきれない」

「誰かと一緒に考えてみたい」

と思ったときは、オンライン秘書を選択肢のひとつにしてみてもいいかもしれません。

これまでの事務業務やホームページ更新・制作の経験を活かし、事務作業からホームページの更新・修正まで、ひとり事業の裏側を幅広くサポートしています。

ご依頼がまだ決まっていなくても、まずは「無料で見積り相談」から、今のお困りごとをそのまま教えてください。

一緒に整理するところから始めましょう！