Tips：Googleスプレッドシートで共有する際にコピー・ダウンロードを禁止にする

前がき

ついひと昔前までは、メールにエクセルを添付して…という形でファイルを共有していましたが、現在、Googleスプレッドシートを社内・社外にリンク共有することも多くなったと思います。

※知らない方向け

Googleスプレッドシートとは、簡単にいうとGoogleが提供する無料で使えるWEB版のExcelのようなものです。詳細は公式ドキュメントをご参照ください。

なにせリアルタイムで編集できるのはメリットが多く、筆者のようにエクセルのファイルに「最新版」「最新版_ver2」「最新版←これを使う」等で管理して、最終的にどれだったか分からなくなっていた人にとっては、神サービスだと感じています。

共有時ちゃんと設定していますか？

しかし、大切なデータを共有する際には、不正なコピーを防ぐための対策が必要です。特に外部へ共有する際に、コピーやダウンロードをしてほしくない場合、共有時にきちんと設定することが重要です。

この記事では、スプレッドシートの共有時にコピー・ダウンロードを禁止する設定方法を簡単に解説します。大体3分で読むことができます。

※禁止設定のみ知りたい方は、次の見出し「共有設定について」は読み飛ばして頂いて問題ありません。

共有設定について

スプレッドシートを開き、ヘッダー右側にある「共有」ボタンをクリックします。

ポップアップが表示されますが、ここで共有相手の設定ができます。

マイドライブでスプレッドシートを作成された際は、デフォルトで「制限付き」のアクセスになっていると思います。

制限について、説明すると以下のようなイメージです。

・制限付き：アクセスできるユーザー欄に名前の記載のあるユーザー

・組織：Google Workspaceで同一のグループで管理されているユーザー

・リンクを知っている全員：スプレッドシートのURLを知っている全員

上記を更にざっくり説明すると下記です。

・制限付き：任意で共有設定した人

・組織：社内およびグループ会社

・リンクを知っている全員：文字通り

これらの共有先の設定に加えて「閲覧者 or 編集者」という役割の権限も付与できます。

取引先に説明の為に共有する際は閲覧者

社内やビジネスパートナーと共有する際は編集者

のようなイメージかと思います。

ここまではよく知られているかと思うのですが、閲覧者設定にした場合でも

・コピー

・ダウンロード

・印刷

上記3つの項目はできてしまいます。

なので、これらを禁止する方法を今回覚えてしまいましょう。

閲覧者のコピー・ダウンロード・印刷の禁止設定について

共有のポップアップメニューの右上の歯車マークを選択します。

下記のキャプチャの下段の項目「閲覧者と閲覧者（コメント可）に、ダウンロード、印刷、コピーの項目を表示する」のチェックを外します。

※デフォルトでは、キャプチャのようにチェックが入っています。

上記対応を行うと、閲覧者はダウンロード、印刷、コピーが出来なくなります。

（対応前）

※ファイル＞ダウンロードと印刷ができるようになっている。

（対応後）

エクスポートオプションが無効になっています、と表示されます。

あとがき

いかがだったでしょうか。シートや範囲を保護することで、さらに細かいアクセス制御が可能です。

Googleスプレッドシートは大変便利ですが、禁止設定は、情報のセキュリティを保つために非常に重要ですので、この設定を活用し、適切な形で共有されてくださいね。