AI活用事例：⑧ 社内マニュアル作成でAIを使う例

★★☆☆☆（超初心者）

※AIを少し触ったことがある方向けの記事です

社内マニュアル作成にAIを使うと何が変わる？

書き始めるまでの負担を軽くする

社内マニュアルを作ろうと思っても、毎日している仕事ほど説明しにくいものです。

どこから書くか迷っているうちに、目の前の仕事を優先してしまうこともあります。

そこでAIを使うと、書き出した材料を整理し、見出しや文章の下書きを作れます。

ただし、AIに仕事の実情まで任せるわけにはいきません。

**AIは文章を整える担当、現場の人は手順の正しさを確かめる担当です。**

この分担を決めておけば、便利さを生かしながら、間違った説明を載せる心配も減らせます。

読む人が迷う場所を見つける

マニュアルを書く人には当たり前でも、初めて担当する人には分からない言葉があります。

また、担当者によって同じ操作の呼び名が違うと、別の作業だと思われるかもしれません。

AIに表現のばらつきや説明が飛んでいる箇所を探してもらうと、見直す場所を絞れます。

とはいえ、読みやすく直された言葉が社内の正式な名称とは限りません。

そのため、画面の名前や書類の名前は実物と照らし合わせます。

文章が滑らかになったときほど、内容も正しいと思い込まないようにしたいところです。

まず現場の手順を集める

作業の始まりから終わりまでを確認する

AIに渡す前に、今使っている資料と実際の作業を確認します。

「何を準備するか」「どの順番で進めるか」に加え、作業を始める条件や、完了と判断する条件も必要です。

さらに、途中で迷った場合の連絡先まで分かれば、新しく担当する人が使いやすくなります。

普段の作業を思い出しながら書いた後、一度手を動かして確かめると安心です。

頭の中では抜けのないつもりでも、実際に操作すると、いつも無意識にしている確認に気づくことがあるからです。

その小さな確認こそ、初めて読む人には大切かもしれません。

分からない点は埋めずに残す

資料が古かったり、担当者によって進め方が違ったりすることもあります。

そこで「たぶんこうだろう」とAIに補わせると、もっともらしい誤りが文章に混じります。

確認が必要な箇所は、そのまま確認事項として分けておきます。

また、顧客情報、社員の個人情報、パスワードなどを入力する前には、会社のAI利用ルールを確かめます。

必要なら名前や数値を伏せ、作業の流れが分かる範囲で材料を整えます。

まずは取り扱える情報から始めるほうが、作成途中で立ち止まらずに済みます。

AIで下書きの形を作る

読む人に合う順番へ並べる

材料がそろったら、そのマニュアルを誰が、どんな場面で読むか決めます。

初めて作業する人向けなら、準備するものや最初に開く画面から書きます。

一方、経験者が確認に使うなら、変更点や注意点を探しやすい配置が役立ちます。

AIには、集めた内容を「準備」「操作」「確認」「困ったとき」などに整理してもらえます。

ただ、見出しがきれいに並んだだけでは、作業は進められません。

各段階で何を見て次へ進むのか、実際の動きに沿って文章をつなぎます。

あいまいな言葉を減らす

下書きができたら、「適宜」「必要に応じて」「確認する」などの言葉を見直します。

何を確認するのか書いていなければ、初めて読む人はそこで判断できません。

また、社内の略語を使う場合は、最初に意味が分かるようにしておきます。

説明を短くすれば読みやすいと思い、判断する条件まで削ってしまうことがあります。

しかし、文章が短くても、読む人が誰かに聞かなければ進めないなら、マニュアルとしては足りません。

そこで、言葉を減らす前に、手順と判断材料が残っているかを見直します。

## 公開前に人が手順を試す

実際の画面や書類と照らす

**文章として自然に読めることと、書かれた通りに作業できることは別です。**

担当者が最初から手順をたどり、画面名、操作の順番、入力する項目、完了後の確認方法を見直します。

社内ルールが変わっていないかも、この段階で確かめます。

できれば、その仕事に慣れていない人にも読んでもらいます。

「ここで何を開くのか分からない」という反応は、書き手だけでは見つけにくい説明不足を教えてくれます。

質問された場所を口頭で補って終わらせず、本文に戻して直すと、次の人も迷いにくくなります。

更新する人と見直す機会を決める

マニュアルは公開して終わりではありません。

画面や業務の流れが変われば、当時は正しかった文章も古くなります。

そこで、更新する担当者、最終確認日、変更した箇所を分かるようにしておきます。

変更箇所をAIに整理してもらうことはできます。

ただし、一部分だけを書き換えた結果、前後の説明と矛盾する場合もあります。

修正後は該当箇所の周りも読み、必要なら手順をもう一度試します。

担当者が変わったときや、同じ質問が続いたときも見直すきっかけになります。

作って終わりにせず、小さな修正を重ねることで、次に読む人にも役立つ状態を保てます。

まとめ

社内マニュアル作成では、AIを使うと材料の整理や文章の下書きが進めやすくなります。

また、呼び方のばらつきや説明が飛んでいる場所を見つける助けにもなります。

書き始める負担が軽くなるだけでも、後回しにしていた作業へ取りかかりやすくなるでしょう。

その一方で、AIが整えた文章には、現場の手順と違う内容や、確認されていない説明が入り得ます。

だからこそ、作業を知る人から材料を集め、AIで形を整え、人が実際に試す順番を守ります。

公開後も質問が集まる場所を直し、業務の変更に合わせて更新していきます。

**初心者が覚えるポイントは「材料を集める→AIで整える→人が試す」です。**

最初から分厚いマニュアルを目指さず、よく使う手順から始めると、直すべき点も見つけやすくなります。

読む人が迷わず次の作業へ進めるかを目安に、少しずつ育てていきましょう。