Excelの売上集計を頼む前に確認したい3つのこと

売上表はあるのに、月別や商品別の数字を確認するたびに手間がかかる。そんなとき、依頼したいのは「見たい数字を確認できるExcel」ではないでしょうか。

作成を頼む前に、どの行を集計し、どの行を外すのかを決めておくと、受け取った表の数字を確認しやすくなります。自主制作のデモを使って、3つの確認ポイントをご紹介します。

1．何の数字を見たいか

最初は「月ごとの売上合計」「商品別の内訳」など、知りたいことを文章にするだけで構いません。

次に、合計する列、集計する期間、注文数の数え方などを整理します。同じ「注文数」でも、1行を1件として数えるのか、注文IDでまとめるのかによって結果は変わります。

専門用語が分からなくても、「この数字で何を確認したいか」が伝われば、確認する項目を絞れます。

2．どの行を集計に含めるか

注文データには、未完了の注文、空欄、数量の不備、重複したIDなどが含まれる場合があります。集計に使う条件は、実際の業務に合わせて先に合意します。

今回の自主制作例では、架空の900行を確認し、デモ用のルールで710行を集計対象、190行を対象外に分けました。4つの指標と4つのグラフをまとめています。

図1：自主制作の架空データ。集計対象710行、対象外190行。 画像内の金額や割合も架空の値で、顧客の実績や売上改善を示すものではありません。画像は既存デモの実画面です。

3．集計から外れた行を確認できるか

集計対象外の行は、理由とともに別シートへ残しています。この例の内訳は、地域の空欄3行、数量の不備3行、注文IDの重複2行、未完了の状態182行です。

図2：対象外190行を記録したシートの一部。 左側は理由別の件数、右側は該当行の一覧です。画像は自主制作デモの実画面です。

対象外になった行がすべて「誤り」というわけではありません。このデモでは未完了の注文を外しましたが、進捗を確認する表なら必要になることもあります。重複IDや空欄の扱いも、目的に合わせて決めます。

この900行は制作例で確認した件数です。掲載サービスの上限1,000行を検証した例ではありません。

ご相談は、3つの短い文章から

次のような内容をお知らせください。これは相談文の架空の例です。

現在の作業：毎月、売上CSVを開いて月別・商品別の数字を確認しています。

困っている点：未完了の注文を集計に含めたか、後から確認しにくいです。

希望納期：来週中を希望しています。

最初の相談に実ファイルは不要です。次に、行数・列数、見たい指標・グラフ、整理ルールをまとめて確認します。

「時短設計室」のExcelダッシュボード作成では、編集可能なダッシュボード1枚と、集計対象外の行を確認できる例外一覧1シートを納品します。

・5,000円：Excel 1ブックまたはCSV 1データセット、最大1,000行・20列

・集計指標・グラフは各最大4個

・納期は、必要資料とルールが揃ってから3日が目安

・合意した基本範囲内の修正1回

入力条件と対象外の作業は、サービスページでご確認ください。不明点があれば、購入前の「無料で見積り相談」から上の3点を文章でお知らせいただけます。

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やり取りはココナラ内の文章とファイルで行います。電話・ビデオ通話、継続保守、税務・法務判断、購入前の実データ処理や無料試作は対象外です。機密情報・認証情報・高リスクデータは送らないでください。作業は購入手続き完了後に開始します。