インバウンド返信を日英西で下書きする

インバウンド対応で負担が大きいのは、予約確認そのものより「返信のたびに言語を切り替える」作業です。日本語で内容を把握し、英語で返し、スペイン語のゲストが続けばまた書き直す。トーンが揺れ、返事が遅れ、現場のストレスだけが残ります。

この記事では、日英西（日本語・英語・スペイン語）で返信下書きを先に用意する考え方をまとめます。機械翻訳の生出しをそのまま送る話ではなく、現場が迷わない「下書きの置き方」が主題です。前提は公式の予約情報・許諾済みの連絡手段のみです。

■ 先に決めること：返信の型は多くしない

よくある失敗は、ケースごとに全文を別言語で量産することです。まずは次の4型程度に抑えます。

1. 予約確認（日時・人数・集合）

2. 変更・キャンセルの受付

3. 当日の遅刻・合流

4. 感謝＋簡易アンケート誘導

この4つがあれば、多くのツアー・宿泊・体験の一次返信はカバーできます。例外は人が判断する側に残します。

■ 日英西の役割を分ける

・日本語：社内共有・記録・スタッフ間の申し送りの主言語

・英語：国際的な共通のゲスト向け本文の軸

・スペイン語：需要がある市場向け。英語の直訳ではなく、丁寧で短い文にする

■ 下書きの作り方（実務）

1. 日本語で「伝えたい事実」だけを箇条書きにする

2. 英語で本文ドラフトを作る（日時はタイムゾーンに注意）

3. スペイン語は英語からではなく、日本語の箇条書きから短く作る

4. 固有名詞（集合場所・プラン名）は公式表記に固定し、訳し分けない

5. 禁止事項は下書きに書かない

個人情報はテンプレに埋め込まず、送信直前に最小限だけ差し込みます。

■ トーンの揃え方

インバウンド向けは「丁寧すぎる長文」より「短く正確」。事実→次のアクション→連絡手段。絵文字は施設方針で統一。「たぶん」は使わず、未確定は未確定と書く。

■ 運用に載せる

下書きは共有フォルダか社内wikiに「型名＋日＋英＋西」で並べ、月1で更新。フォームや自動返信がある場合は同じ文言を揃える。

■ やらないこと

・他社サイトの文面をスクレイピングして流用する

・未確認の機械翻訳を無編集で大量送信する

・マスク前の予約CSVを外部チャットに貼る

■ まとめ

日英西の返信は、全文の天才的な翻訳より「型を減らす・事実を先に書く・固有名詞を固定する」が効きます。

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