毎月のコピペ集計をやめて、Excelの手作業を減らす考え方

毎月の締めの時期になると、売上や経費の表を開いて、別のファイルから数字をコピーして貼り付け、合計を確認する。そんな作業に半日かかっていませんか。件数が増えるほど、貼り間違いや数え漏れも心配になります。

【なぜ毎月同じ作業になるのか】

原因の多くは、「元のデータ」と「集計する表」が別々になっていて、毎回人の手でつないでいることです。つなぐ作業が人の手に残っている限り、月が変わるたびに同じ作業がやってきます。

【手作業を減らす3つの手順】

①入力する場所を1か所に決める。日付・項目・金額を、1行1件の形で1つの表に並べます。ここを揃えるだけで後の作業がぐっと楽になります。

②集計の表は「元データを読むだけ」にする。SUMIFSやピボットテーブルを使い、元の表を参照して合計を出す形にすると、データを足すだけで集計が更新されます。

③月ごとの表を作り直さない。月の列や条件をセルに入れておき、そこを切り替えるだけで別の月の結果が出る形にします。

【計算例】

たとえば1件あたり30秒かかる転記を、月200件おこなっていたとすると、30秒×200件で約100分です。これが仕組みで置き換わると、確認の時間だけで済むようになります。（数字は例です）

【まとめ】

コピペ集計は、仕組みを一度つくれば減らせる作業です。まずは入力する場所を1か所にまとめるところから始めてみてください。

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