娘の歯医者予約で感じた「返信のない不安」の話

先日、娘の歯科検診の予約を取ろうとしたとき、一人の利用者として深く考えさせられる出来事がありました。

その歯医者さんはLINEでの予約受付を行っていたため、午前の診察開始前の時間帯に、指定されたフォーマットで希望日時を入力して送信しました。

しかし、待てど暮らせど返信が来ません。

「あれ、入力内容に不備があったかな…？」

もしくは

「定型文の書き方を間違えて送信してしまったのだろうか…？」

不安になり、その日の午後にもう一度、別の内容を作成し送信してみました。

ですが、その日中に返答はありませんでした。

翌日届いた返信の真相

結局、翌日の午前中に返信をいただき、無事にやりとりを開始することができました。

そして返信がなかった理由はとてもシンプルでした。

「前日は、その医院の休診日だったから」です。

歯医者さん側からすれば、「お休みだったのだから、返信できないのは当たり前」だったと思います。

しかし、送った側の私は「今日が休診日であること」は記憶しておらず、「無視されているのか？」「届いていないのか？」と丸一日モヤモヤした不安を抱えることになりました。

もしこれが「初めて行く歯医者さん」を探している患者さんだったり、痛みを抱えて急いでいる人だったらどうだったでしょうか？

おそらく、返信を待たずに「別のすぐ予約が取れそうな歯医者さん」を探して流れてしまっていた と思います。

顧客が求めているのは、完璧な会話ではなく「安心感」

日頃、エンジニアとしてAIやシステムの自動化に携わっている私ですが、このとき強く感じたことがあります。

それは、

「お客様を安心させるために必要なのは、高度なAI会話ではなく、『3秒で返ってくる一次回答』」

ということです。

メッセージを送った瞬間に、

「メッセージありがとうございます！
　誠に恐れ入りますが、本日は【休診日】となっております。
　明日〇時より順次確認してご連絡差し上げます。
　（※直近の空き目安：〇日午前、〇日午後）」

このような自動の一次回答がたった1通返ってくるだけで、患者側の不安やストレスは完全にゼロになります。

「ちゃんと届いているんだな、明日連絡を待とう」と安心して待つことができます。

あなたのLINEは「営業時間外・休日」にお客様を不安にさせていませんか？

個人サロン、整体院、クリニック、飲食店など、日中現場で施術や接客に集中されているオーナー様ほど、LINEの返信はどうしても遅れがちではないでしょうか。

そして、お休みの日にデジタルなものから離れ、ゆっくり休むのは事業を続ける上で大切なことだと考えます。

だからこそ、「お休みの日や施術中、深夜の一次受け」だけでも自動化しておくことが、お客様との信頼関係を守り、大切な予約の取りこぼしを防ぐ鍵になると思います。

最後に

私自身、この「顧客側のリアルなストレス」と「オーナー様の返信負担」を解消したくて、ココナラにてサービスを出品しております。

「休診日や夜間でも、お客様を不安にさせない優しい自動返答を作りたい」

「予約や問い合わせに対して、自動で一次受けして、重要な連絡だけスマホに通知させたい」

そんなお悩みをお持ちのオーナー様は、ぜひお気軽に商品ページを覗いてみてください。

（※現在、実績づくりのため先着3枠限定で初期構築モニターも受け付けております）

最後までお読みいただき、ありがとうございました！

それでは、また次回の記事にて