Word資料の書式がバラバラ。提出前に、見出しや文字の体裁をそろえます

担当者から届いた原稿を、一つのWordファイルにまとめた。

ファイルを開いてみたら…

「バラバラじゃん…」

内容はそろったけれど、ページをめくると、文字の大きさが違う。

見出しの色も、箇条書きの形も統一されていない。

貼り付けた部分だけ、行間が広くなっている。

「このまま提出するのは、少し気になる」

一か所ずつ直しているうちに、資料を読み返す時間がなくなっていませんか？

【内容が完成した後にも、整える作業が残る】

複数人で作る報告書や研修資料では、それぞれの原稿に違う書式が使われていることがあります。

本文なのか、見出しなのか。

補足なのか、手順なのか。

同じ役割の文章に違う書式が付いていると、読み手が内容の区切りをつかみにくくなるものです。

見出し、本文、箇条書きの形がそろっていれば、必要な場所を探しやすくなります。

【たとえば、こんな箇所を整えます】

・見出しの大きさや階層  

・本文のフォント、文字サイズ  

・段落の間隔、行間  

・箇条書きや番号の形式  

・表の文字や配置  

・ページの区切り  

最初に確認したいのは、提出先の指定や、参考にする資料があるかどうか。

社内テンプレートがあるなら、その形式に合わせます。

指定がない場合も、どんな人が、どのように読む資料なのかを伺い、整える範囲を相談します。

【文章の変更は、書式の調整と分けて確認】

体裁を整える途中で、意味が取りにくい文や、項目の順番が気になることもあります。

ただ、書式をそろえる依頼で、内容まで変わってしまうと、確認する負担が増えます。

そのため、文章の修正も必要か、見た目の調整だけを希望するかを、先にすり合わせます。

社名、数値、専門用語などは、判断に迷う部分を確認事項として残す形も可能です。

【ご相談は、ページ数と困っている箇所から】

たとえば、このくらいの説明で大丈夫です。

「約15ページの研修資料があります。複数人の原稿をまとめたため、見出しや文字サイズがバラバラです。本文は変えず、社内の見本に合わせて体裁をそろえられますか？」

ページ数、元ファイルの形式、参考資料の有無、希望納期を、分かる範囲でお知らせください。

「どこを直せばいいか、うまく説明できない」という場合は、気になっているページから相談できます。

私は、既存資料の文章・体裁の整理などをお受けしています。

内容はできているのに、提出前の調整が残っている。

そんな時は、見積もり相談からお声がけください。

ファイルの状態を確認し、ご購入前に対応範囲・料金・納期をご案内します。

※社外秘の資料などは、送付前に取り扱いをご相談ください。見積もり時には、名称や数値を伏せた見本で確認できる場合もあります。

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