人生を変える8つのタイムマネジメント術

貧乏もお金持ちも、大人も子供も、時間はみな平等だ。

だから人生をより良いものにするためには、

いかに１日の時間を有意義に使うかが重要となる。

つまりタイムマネジメントを学ぶことは、

人生を充実したものにするための

必要スキルなのだ。

ということで今回はタイムマネジメントについて

お伝えしていく。

あなたが人生を有意義に生きていきたいということであれば

ぜひご覧頂きたい。

1.タスクの洗い出し

今持っている仕事や、やりたい事、やるべきことの棚卸しをしよう。

これはPCでやっても手書きで紙に書き出しても構わない。

バーっと書き出すのだ。

今やらなければならないことは何で、

それをいつまでにやらなければならないか、

ビジネスマンであっても意外ときちんと把握している人が少ない。

そういう人は自分が何をやるべきかよく理解できていないため

タスク漏れが多いし、仕事にもアラが目立つ。

そしていつも仕事に追われテンパっている。

まずは現状を把握することから始めよう。

これは短期だけのタスクだけでなく、

中期、長期で書き出そう。

2.優先順位をつける

タスクが書き出せたら

重要度と緊急度に分けよう。

重要度と緊急度で4つのパターンに分けるのだ。

よくこの図を見るのではないだろうか。

知らない方のために

この図について解説していこう。

パターンA

緊急かつ重要なタスクで、優先度は一番高い。

ここにタスクが集中してしまっている場合は、

パターンAの中でもさらに細かく緊急度を見て優先順位を

決めてかからなければならない。

パターンB

緊急ではないが、重要なタスクだ。

これは、将来にかけて最も価値を生むタスクだと言える。

パターンBは将来のための準備だ。

緊急なものばかりを優先してこの時間確保を怠ると、

将来への備えができずチャンスを逃してしまうことになる。

パターンC

重要ではないが、緊急度の高いタスクだ。

自分にとって価値を生むものばかりではないが、

やらなければならないことだ。

ただ、ここばかりやっていると今まで通りで人生は変わらない。

将来の準備ができずいつも同じところを回り続けている

ハムスターになってしまう。

ここは捨てれるものは捨て、

パターンBに時間を費やそう。

パターンD

緊急でも重要でもないタスクだ。

ここは勇気を出して捨てるよう努めよう。

人生は有限だ。

こんなところに

あなたの貴重な時間を費やしている暇はない。

80:20の法則にあるように、

人生を変えたいのであれば、

価値ある20のことに80の力を注ぐことが重要である。

優先順位は基本的にアルファベット順でいい。

ただ、BとCが緊急度合いによって都度入れ替わるため、

スケジュールを見ながら調整が必要だ。

このように

4種類のパターンにタスクをあてはめてみると

いかに緊急度の高いもの、目先のタスクばかりやっていたかに

気づかされるのではないか。

そしてまた、パターンBのタスクを

いかに蔑ろにしていたかにも気づくはずだ。

3.タスクを細分化する

優先順位分したタスクについて、

細分化していく作業だ。

例えばLPを作るというタスクに関しても、

ざっくりと

・文章構成

・デザイン構成

・コーディング

などの要素に分られる。

これらをいつまでにどれくらい進めるのかを

スケジューリングしていく。

さらには文章構成もいつまでにどれくらいの文字数を書いて、

いつまでにデザイナーに文章が渡せるのかまでも

決めていかなければならない。

4.フォローアップの徹底

マーケティングでもとても重要な部分なのだが、

常に目標と実績を照らし合わせ、

確認＆修正を行う必要がある。

タイムマネジメントにおいても、

突発的に予定が入ったり、

先方との調整が思うようにできなかったりと

全てが思い通りに行くわけではない。

だから結果を振り返り、

臨機応変に修正をかけていくことが必要だ。

走り出したら走りっぱなしは危険なので

やめてほしい。

5.細切れ時間を有効活用

タスクのためにまとまった時間をとるのも重要だが、

そうそうまとまった時間を取れるわけではない。

なので、電車に乗っている時や歩いている時に

できるタスクを常に持っておこう。

もちろん細切れ時間なので

タスクを完了させる必要はない。

考えるだけでもいいのだ。

その考えたことを

ある程度まとまった時間に

一気にアウトプットすることができれば

大きく業務効率を上げることができる。

6.効率重視

効率を考えて仕事をしない人は頭が悪く、

ノロマの印象を持たれる。

常に最短距離を意識して動こう。

とは言っても、

今偉そうにお伝えしている私も

これができていなかった。

私は20代後半までエクセルを

あまり使う機会がなかったため関数が苦手で

バカなことにデータ集計を1日かけて手作業でやっていたことがある。

しかも不正確でよく指摘を受けていたのだ。

当時、コイツは仕事も遅いし、

ミスも多くて最悪だと思われていた。

しかし、勇気を出して関数を学ぶことに時間を割いたことで

結果として1時間程度で集計作業ができるようになり、

格段にミスも減ったのだ。

効率的に動くために、

ある一定期間、他のことに時間を割くことは

悪いことではない。

場合によってはシステムの導入などを行った方が

効率的に動ける場合もある。

その時は導入するのに時間はかかるが、

導入後はスピードも作業効率も上がることを考えると

一時的に時間を投資する価値はあるはずだ。

どんどん効率化されていく空間の中では

さらに頭の回転が促されるため自己成長にも繋がる。

いいことばかりだ。

ただ、人間変化を嫌うものだから、

何か新しく導入しすることに関して反対が起こりがちなので

きちんと理解してもらえるよう誘導しよう。

場をまとめるコミュニケーション能力も大切だ。

7.シンプルイズベスト

これは効率にも繋がるのだが、

言葉通りシンプルが一番だ。

資料もそうだが

ボリュームがあればいいってもんじゃない。

1枚で伝えられるものに

3枚も4枚もボリュームを出すことは労力と時間の無駄だ。

できるだけ短く簡潔に伝えられるよう常に考えよう。

またコミュニケーションもシンプルにするのが一番だ。

複雑で分かりにくい指示は混乱を招き、

返って時間を食ってしまう。

自分の思考においても、

複雑に考えている時は無駄な工程を行ってしまい

時間をかけてしまっていることが多い。

シンプルであることに努めよう。

8.整理整頓

書類や資料がどこにあるのか

整理整頓しておくことは

仕事の効率を上げることに繋がる。

また整理整頓された空間はモチベーションにも繋がるため

毎日数分でもいいので身の周りを整理するよう心がけよう。

以上ここまでお読み頂きありがとうございます。

何か不明点、意見があればコメント頂けたらと思う。