イベント・教室の申込受付、LINEとスプレッドシートで自動化する考え方

イベントや教室の申込受付を「LINEのトークで受けて、Excelに手で転記して、人数を数えて」という形で運営していませんか。申込がトークに埋もれる、転記を間違える、締切直前まで人数が分からない。こうした困りごとは、受付の「考え方」を変えるとかなり解消できます。私が学生連盟向けに、LINEで登録できて集計まで自動化される会計アプリを作ったときの設計の考え方を紹介します。

1. 入口は1つに絞る

申込の入口がLINE・メール・口頭に散らばると、集計は必ず破綻します。参加者が一番使い慣れている場所——多くの場合はLINE——に一本化するのが先決です。

2. 申込項目は「後で数えるもの」だけにする

聞く項目が増えるほど、申込の離脱も転記の手間も増えます。氏名、連絡先、参加区分など、本当に必要なものだけに絞ります。目安は8項目以内です。

3. 受けた瞬間にシートへ自動記録する

申込フォームの回答が、そのままGoogleスプレッドシートに記録される形にします。「転記」という工程自体を無くすのがポイントで、ここが手作業のままだとミスも遅れも残ります。

4. 集計は「数える」作業をシートに任せる

人数や内訳は、シート側で自動集計される形にしておきます。締切直前に慌てて数え直す必要がなくなります。

5. 受付完了メッセージは自動返信で

申込者に「受け付けました」がすぐ届くと、問い合わせの往復が減ります。締切前のリマインド配信も、同じ仕組みの延長で実現できます。

6. キャンセル・変更の入口も同じ場所に

申込後のキャンセルや変更の連絡先がバラバラだと、集計とのズレの原因になります。入口を申込と同じ場所に寄せておくと、「申し込んだのに名簿にない」「キャンセルしたのに残っている」が減ります。

7. 個人情報の置き場所を決めておく

集まった氏名や連絡先は、「運営に必要な人だけが見られる」状態にしておきます。シートの共有範囲は最初に必ず確認してください。便利さのために全員に共有するのは避けたほうが安全です。

大掛かりなシステムでなくても、この形が揃うだけで運営の手間は大きく変わります。

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