照合の前にここだけ確認｜配送日報・請求CSVを「比べられる形」に整える6つのチェック

配送日報と請求データを照合しようとしたとき、最初につまずきやすいのは「比べる前の準備」です。日付が「2026/10/1」と「10月1日」で混ざっていたり、同じ配送員がD1とD001で書かれていたり、金額に「円」やカンマが入っていたりすると、同じ日・同じ人の行を正しく並べることができません。

この記事では、配送日報CSVと請求CSVを「日付＋配送員ID」で突き合わせる前に確認しておきたい6つのポイントを、チェックリストとしてまとめます。照合の考え方と、架空データを使った計算例は前回の記事で紹介しています。

配送日報と請求CSVが合わない？架空の3行で分かる確認ポイント

なお、ここで紹介するのは照合しやすくするための整え方です。どちらの数字が正しいかを決めるものではありません。差が出た理由は、契約や現場の事情を知っている担当者が確認する必要があります。

■チェック1　日付の書き方をそろえる

日報と請求で日付の書き方が違うと、同じ日の行でも別の日として扱われてしまいます。「2026/10/1」「10月1日」「R8.10.1」などが混ざっている場合は、「2026-10-01」のような年-月-日（YYYY-MM-DD）の形にそろえておきます。月と日が1桁のときも、0を付けて2桁にしておくと見比べやすくなります。

■チェック2　配送員IDをそろえる

照合のもう一つのキーが配送員IDです。氏名ではなく、D001のような社内コードを使います。氏名は同姓や表記揺れが起きやすく、個人情報でもあるためです。

確認したいのは次のような点です。

・全角の「Ｄ００１」と半角の「D001」が混ざっていないか

・前後に見えないスペースが入っていないか

・「D1」と「D001」のように桁数が揺れていないか

日報側と請求側で、同じ人は必ず同じIDになっているかを確認しましょう。

■チェック3　数値を「0以上の整数」にする

件数や金額の列に、計算の邪魔になる文字が入っていることがあります。

・「3,800」のような桁区切りのカンマ

・「3800円」のような単位

・全角数字

・空欄や「－」

これらを取り除き、半角の0以上の整数だけにしておきます。空欄は「0」なのか「データなし」なのか、意味を決めてから入力しておくと、後で迷いません。

■チェック4　「同じ日付＋同じ配送員ID」は1行にする

照合では、日付と配送員IDの組み合わせごとに日報と請求を1対1で比べます。同じ日・同じ配送員の行が2行以上あると、どの行とどの行を比べればよいか決まりません。

午前・午後で行が分かれている、コースごとに行がある、といった場合は、照合の前に1行にまとめておきます。ただし、複数の単価や控除、特別料金など別のルールがある場合は、単純に足すと意味が変わることがあります。その場合は、まとめ方を先に決めておきましょう。

■チェック5　列をそろえる

比べる列は、日報と請求でそれぞれ次のような形にしておくと整理しやすくなります。

日報：日付,配送員ID,配達完了,持戻り,単価

請求：日付,配送員ID,請求件数,請求金額

日報側では「配達完了×単価」で期待される金額を出し、請求側の件数・金額と比べます。持戻りは状況の確認用として列を残しておきますが、この計算には使いません。列名が社内で違う場合も、どの列がどれに当たるかを一度書き出しておくと、作業が楽になります。

■チェック6　CSVの保存形式と行数を確認する

Excelで管理している場合は、「CSV UTF-8」または通常の「CSV」（Shift-JIS）で保存します。保存したファイルをメモ帳などで開き、カンマ区切りになっているか、文字化けしていないかを確認しておくと安心です。あわせて、見出し行を除いたデータ行が何行あるかも数えておきましょう。

■送る前の最終確認：匿名化

照合を誰かに頼むときも、社内で共有するときも、次の情報は削除しておくことをおすすめします。

・氏名、ローマ字の氏名、イニシャル

・住所、電話番号

・追跡番号、伝票番号

IDと本人の対応表は手元に残し、CSVと一緒には送らないようにします。

■まとめ

日付、ID、数値、1行ルール、列、保存形式。この6点をそろえておくだけで、日報と請求を同じ物差しで比べられるようになります。照合そのものの進め方は、前回の記事もあわせてご覧ください。

■自分で照合するのが難しい場合

配送照合ラボでは、指定形式にそろえた配送日報CSVと請求CSV（各1ファイル・各1,000データ行以内）を「日付＋配送員ID」で照合し、要確認行のCSVと、当方作成の件数・金額のまとめをお渡しする照合代行をココナラで受け付けています。要確認の行がない場合は、CSVは作らずまとめのみをお渡しします。形式の変換、ヤマト・佐川のCSV、追跡番号・伝票番号での照合、PDF・画像の読み取りは対象外です。差額の発見や回収を保証するものではありません。

料金は17,000円（税抜）／税込18,700円＋購入者手数料、納期は範囲確定・必要なデータ受領後5営業日以内（土日祝を除く）です。

ご自身のCSVで依頼できるか分からない場合は、ご購入前にサービスページの「見積り相談」から、①照合したい内容 ②日報・請求それぞれの列名・行数・対象期間 ③希望納品日 をお知らせください。サンプルが必要な場合も、氏名などを削除しD001などの社内コードに置き換えた各3〜5行で十分です。実データや本人との対応表は送らないでください。対応可否と納期を確認してから、ご購入いただけます。ご相談から納品まで、やりとりはココナラ内で行います。

https://coconala.com/services/4451960