売上CSVを月別・商品別に集計する前に確認したい3つのこと

売上明細を月別にまとめたら、管理画面の金額と合わない。そんなときは、集計式を見直す前に、日付・金額・明細の扱いを確認すると、差が出た理由をたどりやすくなります。

1．どの日付と金額を集計するか決める

注文日と出荷日が両方ある場合、どちらを使うかで月別の金額が変わります。税込・税抜の列や返品・値引きの負の明細も、集計に使う列と含める条件を先に決めておきます。

2．商品コードと明細IDを確認する

商品コード「0012」は先頭のゼロを含めて扱います。同じ注文に複数の商品があると、注文番号は複数行に現れます。明細の重複を確かめるときは、固有の明細IDがあると行を区別しやすくなります。

3．月別・商品別の集計結果を元データと照合する

架空の例として、4月に商品0012が1,500円、5月に商品0012が800円、同じ5月に商品0047の返品が−300円だったとします。返品を含める条件では、月別は4月1,500円・5月500円。商品別は0012が2,300円・0047が−300円です。どちらの合計も元の3明細と同じ2,000円になります。

集計から外した行があれば、件数と理由も記録します。翌月に同じ作業をする際、前回と同じ条件で比較できます。

売上CSVの集計を依頼するとき

1店舗分の売上明細CSVをお預かりし、月別・商品別の集計CSV、要確認一覧、件数・金額の検算記録、説明書をZIPでお渡しします。見積り相談では、列名、明細数、返品・値引きの扱いをお知らせください。列構成を伝える際は、個人情報を含まない架空の数行があると確認しやすくなります。