賃貸契約の更新漏れを防ぐWindows管理ツールを公開しました

不動産会社や賃貸管理業務に携わる方の中には、契約更新日をExcelで管理している方も多いのではないでしょうか。

契約件数が増えてくると、

「更新期限が近い契約を見落としてしまった」

「担当者への連絡が遅れてしまった」

「どの契約まで対応したのか分からない」

といった問題が起こりやすくなります。

そこで今回、賃貸契約の更新期限を分かりやすく管理できるWindowsツール「賃貸契約更新アラート」を制作しました。

■契約期限を自動でカウントダウン

契約満了日を登録すると、満了までの残日数を自動計算します。

期限切れ、7日以内、30日以内、60日以内、90日以内などを色分けして表示するため、対応が必要な契約をひと目で確認できます。

■Excel・CSVデータを取り込み可能

これまでExcelで管理していた契約情報は、専用テンプレートを使用してまとめて取り込めます。

契約者名、物件名、部屋番号、契約期間、担当者、対応状況などを一覧で管理できます。

■対応状況をプルダウンで管理

「未対応」「連絡予定」「案内済み」「返答待ち」「更新確定」「解約予定」「完了」から、現在の対応状況を選択できます。

担当者がどこまで対応したのかを整理しやすくなります。

■担当者へメール通知

契約満了の90日、60日、30日、14日、7日、3日、1日前と当日に、担当者へメール通知を送信できます。

同じ通知の重複送信を防ぐ機能も搭載しています。

※メール通知には利用可能なSMTPメールアカウントと初期設定が必要です。

■買い切り型のWindowsツール

月額利用料はありません。

契約データは基本的に利用者のパソコン内へ保存されるため、小規模な不動産会社や、まずは1台のパソコンで契約管理を始めたい方に適しています。

商品には、次のファイルが含まれます。

・Windows用ツール

・Excel取り込みテンプレート

・架空のサンプル契約データ

・操作マニュアル、利用規約PDF

・バックアップ関連ファイル

・メール自動通知設定ファイル

本ツールは、契約更新の確認作業を補助し、対応漏れを防ぐための業務支援ツールです。

Excelでの契約期限管理に負担を感じている方や、更新対応を効率化したい方は、ぜひ出品サービスをご覧ください。

詳しい機能、動作環境、納品内容については、現在出品中の「賃貸契約の更新期限を自動管理します」をご確認ください。

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