ご覧いただきありがとうございます。Googleスプレッドシートを台帳にして、備品購入・出張・経費精算などの「申請→承認→一覧」を行うWebアプリをGoogle Apps Script(GAS)で作ります。
■ こんなお悩みに
- 申請をメールや紙で回していて、今どこまで進んだか分からない
- 承認の履歴・誰が承認したかを残したい
- 専用システムは高いので、使い慣れたスプレッドシートで済ませたい
■ 画面と流れ
1. 申請フォーム:件名・区分・金額・内容を入力して送信(申請IDが自動で付きます)
2. 一覧:新しい順に表示。状態・自分の申請のみ・キーワードで絞り込み
3. 承認者が一覧から承認/却下、申請者は申請中なら取下げ。台帳(スプレッドシート)にも結果が残ります
■ 仕組み(標準仕様)
- 申請者は画面から入力するだけ。申請者名はログイン中のアカウントから自動で決まり、画面の入力値は使いません
- 承認者は一覧から承認/却下(却下はコメント必須)。自分の申請は承認できません
- 取下げは申請した本人のみ、申請中のものだけ
- 権限の判定は全てサーバー側で行い、ユーザー表にない人・権限が不明な人は利用できません
- 同時操作はロックで排他制御し、すでに処理済みの申請は再度承認できません。操作は全て「操作ログ」に残ります
- 数式として解釈されうる入力(先頭が = + - @)は、無害化して保存します
■ 検証について(正直にお伝えします)
- Googleのサービスを模したテスト環境(モック)で、自動テスト45項目に合格。別に、仕様だけから作った参照モデルとの突き合わせ(操作1,500件)でも差異0件でした
- Googleの実環境(実際のWebアプリ公開・ログイン者の判定・画面の表示・スマホ表示)は未検証です。導入時にお客様の環境で確認していただきます(手順書あり)
- 納品後7日間は、不具合をチャットで調べて無料で修正します(仕様の変更・追加は別料金)
■ できないこと
- 複数段階の承認、金額による承認ルートの分岐、ファイル添付(基本範囲外。見積り相談でご相談ください)
- 外部システム・会計ソフトとの連携、Excelでの運用
- 個人情報・機密情報が必須の作業(ダミーデータで作成します)
- 打ち合わせ(通話・ビデオ)。やり取りはチャット(テキスト)のみです
■ 進め方
1. まず「見積り相談」で、申請の種類・区分・承認者の人数・利用人数・使うGoogleアカウント(Google Workspaceか、個人Gmailか)をお知らせください。基本範囲に収まるかをお返事します
2. 項目名や区分の例はダミーで構いません。実際の申請内容・従業員名は不要です
3. 制作・テスト(モック)→ 納品(スクリプト・画面・導入手順書・テスト結果)
4. 導入のご質問は納品後もチャットで対応します(納品後7日間は不具合を無料修正)
■ 個人情報・機密情報について
実際の申請内容、従業員の個人情報、パスワード、Googleアカウントへのアクセス権のお預かりはしません。ユーザー表への実際のメールアドレスの登録と公開の設定は、手順書に沿ってお客様ご自身で行っていただきます。
■ 動作環境・ご注意
- 標準は「Google Workspace(同じドメイン内)での利用」を想定しています。個人Gmailのアカウントでは、Googleの仕様でログイン者を判定できない場合があり、その場合アプリは安全側(利用不可)になります。個人Gmailでの利用は、見積り相談で方式を相談させてください
- 台帳を直接編集できる人は承認の手順を飛ばせるため、台帳シートの編集権限は管理者だけにする運用をお願いします
- 数千件を超える台帳での表示速度は未検証です
■ AI活用について(正直にお伝えします)
制作にはAI(Claude等)を活用して効率化しています。お客様のデータをそのままAIに渡さないよう、ダミーデータで検証し、納品前に必ず自動テストを実行しています。AIが作ったコードを、テストなしで納品することはしません。