お問い合わせフォームの記録、何年分たまっていますか｜個人情報保護委員会の注意喚起と、WordPressで残りやすい場所・減らす順番

ホームページのお問い合わせフォームから届いた、お名前やメールアドレス。

メールで受け取るだけのつもりでも、サイトの中に何年分も残っていることがあります。

2026年10月7日、個人情報保護委員会が、大きな漏えいが続いていることを受けて注意喚起を出しました。

その中で、使わなくなった個人の情報を消すことが、改めて呼びかけられています。

この記事では、小さな会社のホームページで記録が残りやすい場所と、減らす順番をまとめました。

■注意喚起で呼びかけられたこと

・使う必要がなくなった個人の情報は、早めに消すよう努める

・何のために持っているのか、持ち続ける理由があるかを確かめる

・法律で残す期間が決まっているものは、その期間は残す

委員会は、消すことが徹底されず、漏えいの被害が大きくなった例にも触れています。

注意喚起の主な相手は大きな会社ですが、消すよう努めるという決まりは、個人の情報を扱うすべての事業者にかかわります。

■WordPressで、記録が残りやすい場所

・お問い合わせを保存するプラグイン（Contact Form 7と一緒に使うFlamingoなど）

・フォームのプラグインの「エントリー」や「送信履歴」

・予約や資料請求のプラグインの一覧

・会員登録や、メルマガ登録の一覧

Contact Form 7はそのままでは送信の内容を保存しませんが、Flamingoを入れると管理画面に残ります。

入れた覚えがなくても、制作のときに入れられていることがあります。

■サイトの外にも残っている

・お問い合わせの通知メールが届く受信箱

・フォームと連携した表計算のシート

・サーバーのバックアップ

・パソコンに保存した、書き出しのファイル

サイトの中だけ消しても、ほかの場所に同じ情報が残っていれば、減らしたことになりません。

■場所ごとの消し方

・Flamingo：管理画面の「Flamingo」から「受信メッセージ」を開き、古いものを選んでゴミ箱へ移し、ゴミ箱も空にする

・フォームのプラグインの送信履歴：そのプラグインの「エントリー」などの画面から消す

・通知メール：受信箱で、フォームから届いたメールを古い順に探して消す

・表計算のシート：古い行を消し、共有している相手も見直す

・書き出したファイル：パソコンやクラウドの保存場所から消す

ゴミ箱に移しただけでは、まだ残っています。

最後にゴミ箱を空にするところまで済ませましょう。

■減らす順番

1. 記録が残っている場所を、上の一覧から書き出します

2. それぞれ、何のために残しているかを決めます

3. 残す期間を決めます（例：やり取りが終わってから1年）

4. 期間を過ぎたものを、控えが要るか確かめてから消します

5. これから先も、期間を過ぎたら消す形にします

■残す期間の決め方

・お見積もりや契約に進んだものは、契約書類の保存に合わせる

・営業のお知らせや、一度きりの質問は、短くしてよい

・法律で保存の期間が決まっているものは、それに従う

迷うものは、税理士や社労士など、日ごろ相談している専門家に確かめましょう。

■「保存しない」設定も選べる

・Flamingoなどの保存のプラグインを止める

・フォームのプラグインで、送信の内容を保存しない設定にする

・プラグインによっては、一定の日数が過ぎたら自動で消す設定も使える

通知メールで足りているなら、サイトの中に残しておく必要はないかもしれません。

止める前に、今の記録を書き出して控えるかどうかを決めておきましょう。

■消すときの注意

・消したものは、元に戻せないと考える

・消す前に、まだ返事をしていないお問い合わせがないか確かめる

・バックアップの中の古い記録は、バックアップの保存期間に合わせて消えるかを確かめる

■プライバシーポリシーとそろえる

ホームページのプライバシーポリシーに、残す期間や消し方が書いてあれば、実際の扱いと合っているかを確かめましょう。

書いてあることと、していることが違うのは、よくありません。

■頼むときに伝えること

・ホームページのアドレス

・使っているフォームのプラグインの名前

・お問い合わせの記録を、どこで見ているか

・残しておきたい期間の目安

・WordPressにログインできる人

この5つが分かれば、保存の場所と、設定を変える範囲を決めやすくなります。

■自分で確かめるチェックリスト

・記録が残っている場所を書き出した

・それぞれ、残す理由と期間を決めた

・期間を過ぎた記録を消した

・保存しない設定にできるものを確かめた

・プライバシーポリシーと合っているかを見た

■よくある質問

Q. 全部消してしまって大丈夫ですか？

A. 契約に進んだものなど、残す理由があるものもあります。消す前に、何のために使っているかを確かめましょう。

Q. 年に数件しか来ないのに、気にする必要はありますか？

A. 数が少なくても、何年分もたまれば相当な数になります。一度、何件残っているかを見てみましょう。

Q. 委員会に、何か届け出る必要はありますか？

A. 消すこと自体に届け出は要りません。漏えいが起きたときは、報告が必要になることがあります。

■設定を変えたい方へ

ご自分で管理画面を触れる方は、この手順で十分です。

「どのプラグインに残っているのか分からない」「保存しない設定に変えたい」という方には、WordPressの設定の見直しや不具合の修正をお受けしています。

今の状態を確かめたうえで、変える場所をお伝えしてから作業します。

WordPressの修正・不具合を解決します

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