取引先が増えてきたときの請求ルールの決め方｜支払条件と締め日を先に決める

取引先が2〜3社のうちは、請求の条件はその都度なんとかなります。ところが取引先が増えてくると、「この会社は月末締めの翌月末払い」「あちらは納品後すぐ請求」「振込手数料はどちら持ちだっけ」と、条件が頭の中とメールの中に散らばって、請求のたびに確認する手間が発生します。

この記事では、請求書を作る前の話をします。支払条件や締め日を「取引先ごとにその場で決める」のではなく、「自分のルールとして先に決めておく」ための考え方と決め方です。

■ バラバラな条件が招く、3つの困りごと

条件が決まっていないと、困るのは請求書を作るときだけではありません。

・請求のたびに過去のメールを探して条件を確認する

・相手の言いなりの条件を受け続けて、入金までの期間がどんどん長くなる

・締め日が相手ごとに違うため、請求の出し忘れが起きる

特にやっかいなのは2つ目です。条件をこちらから提示しないまま取引が始まると、相手の経理ルールがそのまま適用されがちで、「月末締め・翌々月末払い」のような長い支払サイトも珍しくありません。仕事をしてからお金が入るまで2か月以上空くと、少額の仕事でも資金繰りの感覚が狂ってきます。

■ 決めるのは、この5つだけでいい

自分の標準ルールとして決めておくのは、次の5つです。

・締め日：月末締め（全取引先で統一が基本）

・請求書の発行日：締め日後○営業日以内、など

・支払期限：請求月の翌月末、など支払サイトの目安

・振込手数料の負担：相手負担を原則とするか

・例外の扱い：スポット案件は納品時請求・前金など

大事なのは、全部を細かく決めることではなく、「標準はこれ」と言える形にしておくことです。相手から別の条件を提示されたときも、標準があるから「うちは通常こうしていますが、今回は」と交渉の土台ができます。

■ 相手の条件が違うときは、「例外」として記録する

もちろん、全取引先がこちらの標準どおりにはなりません。大口の取引先ほど自社の支払ルールが固まっています。標準と違う条件になったら、それは「例外」として顧客台帳に明記しておきます。

・顧客台帳の「支払条件」欄に、その取引先だけの条件を書く

・請求一覧では、例外の取引先が分かるように印をつける

・年に1回、例外が増えすぎていないか見直す

「標準」と「例外」の2層にしておくと、請求時に迷うのは例外の取引先だけになります。逆に、全部が例外＝ルールがない状態だと、毎回全件確認に戻ってしまいます。

■ 新規の取引先には、見積の段階で条件を伝える

ルールが一番効くのは、新しい取引先との最初のやり取りです。見積書を出すときに、見積金額とあわせて支払条件も一緒に伝えておくと、請求の段階で条件をめぐる行き違いがほとんど起きません。

・見積書の備考欄に「お支払条件：月末締め・翌月末払い／振込手数料は貴社負担にてお願いいたします」と書く

・口頭だけで決めず、見積書かメールに文字として残す

・相手から別条件の提示があれば、その時点で例外として記録する

請求書を出したあとに条件を確認し合うと、どうしても「言った・言わない」になりがちです。順番を「条件が先、請求はあと」に変えるだけで、この手の摩擦は大きく減ります。

■ まとめ：条件は「覚えるもの」から「決めておくもの」へ

・支払条件は、締め日・発行日・支払期限・手数料負担・例外の扱いの5つを標準ルールとして決める

・標準と違う取引先は「例外」として顧客台帳に記録する

・新規の取引先には、見積の段階で条件を文字にして伝える

取引先が増えるほど、条件を覚えて回すやり方は限界に近づきます。まずは自分の標準ルールを、紙1枚でもいいので書き出すところから始めてみてください。

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