毎月のExcel集計、自動化の前に整理したい3つのこと

「毎月の集計、気づいたら半日かかってる…」

月末になると、支店や担当ごとに届いたExcelを開いて、コピーして、貼って、合計を確かめて。そんな作業に追われていませんか？

「これ、自動化できないかな」と思って調べてみると、マクロやPython、GASなど、いろいろな方法が出てきます。ただ、いきなりツールを作り始めると、意外とつまずきます。

自動化がうまくいくかどうかは、実はツール作りの前の「準備」でほぼ決まります。今日は、その準備を3つにしぼってご紹介します。

1. 元のファイルの「形」をそろえる

自動化で一番多いつまずきが、ファイルごとに形がちがうことです。

たとえば、よくある例として

・A支店は「日付・商品・数量」の順、B支店は「商品・日付・数量」の順

・ある月だけ「売上」が「売上金額」という見出しになっている

・店舗名が「渋谷店」だったり「渋谷 店」だったりする

人が見れば同じでも、プログラムにとっては別物です。1か所ちがうだけで、その支店の数字がまるごと抜けてしまう…なんてことも起こります。

まずは「日付・店舗・商品・数量・金額」のように、列の並びと見出しの名前を1つに決めましょう。テンプレートのファイルを1つ作って、みんなに使ってもらうだけでも、ぐっと楽になります。

2. 「最後にほしい表」を先に書く

次に、完成形の表を先に作ります。手書きのメモでも大丈夫です。

・縦に何を並べるか（店舗？商品？）

・横に何を並べるか（月？週？）

・合計や平均は必要か

・どこに色を付けたいか

ゴールの表が決まっていると、「何を集めて、どう計算すればいいか」がはっきりします。逆に、ここがあいまいなまま作り始めると、できあがってから「やっぱりこっちの切り口も見たい」となり、作り直しが増えてしまいます。

自動化までは考えていなくて、まずは「入力するだけで計算される表」がほしい、という段階なら、管理表を整えるところから始めるのもおすすめです。

3. 「合っているか」の確かめ方を決める

自動化で一番こわいのは、計算のまちがいに気づかないことです。手作業なら「なんかおかしいな」と気づけることも、自動だとそのまま流れていってしまいます。

おすすめは、チェックを1つだけ決めておくこと。たとえば

・元のファイルの「件数」と、集計後の「件数」が同じか

・元のファイルの「合計金額」と、集計表の「合計金額」が同じか

この2つを毎回くらべるだけでも、取りこぼしや二重計上にすぐ気づけます。自動化するときは、このチェックもいっしょに組み込んでおくと安心です。

もうひとつ、「おかしなデータを見つけたときにどうするか」も決めておくと◎です。空欄の行は飛ばすのか、止めて知らせるのか。こうしたルールを先に決めておくと、自動化したあとに「この行はどうなったの？」と迷うことがなくなります。

まとめ：準備ができれば、自動化は「置きかえ」になる

・元のファイルの形をそろえる

・最後にほしい表を先に書く

・合っているかの確かめ方を決める

この3つがそろうと、自動化は「今やっている作業を、そのままプログラムに置きかえる」だけになります。毎月何時間もかかっていた集計が、ボタン1つで終わるようになることも珍しくありません。

「うちの場合はどうだろう？」と思ったら、今の手順をざっと書き出すところからでも、お気軽にご相談ください。Excelのファイルが相手ならPython、Googleスプレッドシートが相手ならGASでお手伝いしています。