集計表を「二度と作り直さなくて済む」形にする工夫

集計表を作ったのに、翌月になると「また最初から作り直し」になっていませんか。作り直しが起きるのは、作る人の腕前ではなく、表の「形」に原因があることがほとんどです。最初に少しだけ形を整えておくと、同じ表を何度も使い回せるようになります。

作り直しが起きる3つの原因

よくある原因は3つです。ひとつ目は、入力用のセルと集計用のセルが同じ表に混ざっていること。数字を直すたびに合計の式まで壊れてしまいます。ふたつ目は、月ごとに列を増やしていく形になっていること。列が増えるたびに式をコピーし直す必要が出ます。みっつ目は、項目名が月によって少しずつ違うこと。「売上」と「売上高」では、集計のときに別物として扱われてしまいます。

「入力する表」と「集計する表」を分ける

いちばん効く工夫は、入力用の表と集計用の表を分けることです。入力用の表は、1行が1件のデータになる形にします。たとえば売上なら「日付・商品名・金額」の3列だけのシンプルな表です。集計用の表は、その入力表を参照して合計や月別集計を出すだけの表にします。こうしておけば、来月は入力表に行を追加するだけで、集計表は触らずに済みます。

項目名は変えない、日付は1列にまとめる

長く使う表には、ふたつの約束があります。ひとつは、項目名を一度決めたら変えないこと。途中で言い換えると、集計のときに見落としが出ます。もうひとつは、日付を「年-月-日」の1列にまとめることです。年と月を別々の列に分けると、期間で絞り込むときに手間が増えます。日付が1列なら、あとから「月ごと」「四半期ごと」といった切り口にも対応できます。

まとめ

集計表を作り直さなくて済む形とは、「入力は1行1件」「集計は参照だけ」「項目名と日付の形を固定する」の3つを守った形です。新しい表を作るときにこの3つだけ意識すれば、来月も再来月も同じ表が使えます。まずは今使っている表をひとつ見直して、入力と集計が混ざっていないか確認してみてください。

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