ホームページのPDF、古いままになっていませんか。公開PDFの更新漏れチェック

ホームページの本文は直したのに、そこからリンクされているPDFは古いまま。料金表、申込書、案内チラシ、規程集。PDFは「一度作って載せたら終わり」になりやすく、更新の対象から一番漏れやすいファイルです。

しかもPDFは、ホームページを経由しなくても検索結果に直接出てきます。お客様や取引先が検索でたどり着く先が、昨年度の料金表や、受付が終わった申込書だった。そういうことが、静かに起きています。

今回は、公開PDFの更新漏れを見つけるためのチェックの進め方を3つに整理します。

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■ 1：まず、公開されているPDFを全部「一覧」にする

更新漏れチェックの出発点は、中身を見ることではなく、存在を把握することです。自社のホームページに、そもそも何本のPDFが載っているのかを言える人は、意外と多くありません。

ページごとにリンクをたどり、PDFのファイル名、載っているページ、リンクの文言を一覧に書き出します。ここで大事なのは、トップページからたどれるものだけでなく、古いお知らせ記事やキャンペーンページに残っているリンクも拾うことです。更新漏れは、普段開かないページの先にこそ残っています。

一覧ができると、「同じ資料が2か所に載っている」「どちらが新しいか分からない版が並んでいる」といった状態も見えてきます。これが棚卸しです。

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■ 2：中身は「日付・金額・連絡先」の3点で見る

一覧ができたら、次は中身の確認です。全部を精読する必要はなく、まず見るべきは次の3点です。

1つ目は日付。発行日、対象年度、申込期限、開催日。年度が変わっているのに前年度の日付のままになっていないか。

2つ目は金額。料金、会費、手数料。消費税率や価格改定のあと、古い金額が残っていないか。

3つ目は連絡先。電話番号、メールアドレス、担当部署名、住所。組織変更や移転のあと、前の情報のままになっていないか。

この3点は、読み手がそのまま行動に移す情報です。ここが古いと、「電話がつながらない」「金額が違うと言われた」という形で、相手の手間と不信感につながります。逆に言えば、まずこの3点だけでもそろえれば、大きな事故はかなり防げます。

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■ 3：直すときは「ファイル」と「リンク元」をセットで

古いPDFが見つかったときの直し方にも、順番があります。

新しいPDFを作ったら、サーバー上のファイルを差し替えるだけでなく、リンク元のページ側も確認します。リンクの文言に「2025年度版」のような年度が入っていれば、そちらも直す対象です。反対に、もう使わない資料は、ファイルを消してもリンクが残っていると「開けないページ」として残り続けます。ファイルの削除とリンクの削除はセットです。

もう1つ見落としやすいのが、差し替えたあとも検索結果に古い版が出続けるケースです。ファイル名を変えて新しいPDFを載せると、古いファイルがサーバーに残っている限り、検索経由では両方にたどり着けてしまいます。差し替えは「同じ場所に上書きする」か「古い方を消す」。どちらかに決めておくと、版が増殖しません。

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■ まとめ

公開PDFの更新漏れは、担当者が怠けているから起きるのではなく、「一覧がないから全体が見えない」ことが原因で起きます。進め方は3つです。まず公開PDFを全部一覧にする。中身は日付・金額・連絡先の3点で確認する。直すときはファイルとリンク元をセットで扱い、古い版をサーバーに残さない。

サイトの規模が大きいと、この棚卸しだけでかなりの件数と時間になります。しらべデスクでは、公開PDFの棚卸しと更新漏れチェックの出品を用意しています。一覧化と3点チェックを代行しますので、自社サイトのPDFが何本あるか分からない、という状態からでもご相談ください。

公開PDFの棚卸し・更新漏れチェックは、こちらの出品で承っています。

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■ 筆者について

しらべデスクと申します。公開情報の調査と書類の整備を仕事にしています。ホームページに公開されている資料の棚卸しや、古い情報が残っていないかの点検も、その一部として行っています。

やり取りはすべてココナラのトークルーム（テキスト）のみです。ご相談は、購入前の「相談・見積り」からお気軽にどうぞ。