会議資料は「結論・背景・お願い」の3つに絞る

会議資料を作るとき、伝えたいことが多すぎて、つい何ページも膨らんでいませんか。資料が厚いほど、読む側は「結局何をすればいいのか」が分からなくなります。会議資料の要点整理は、「結論・背景・お願い」の3つに絞るのがコツです。

一つ目は、結論を最初に書くことです。会議で決めてほしいこと、共有したい結論を1ページ目に置きましょう。たとえば「来月からA案で進めたい」「予算は○○円でお願いしたい」といった具合です。結論が先にあれば、読む人は「何のための資料か」をつかんだうえで詳細を読むことができます。

二つ目は、背景は「結論に必要な分だけ」にすることです。経緯やデータをすべて並べると、結論が埋もれてしまいます。判断に必要な数字や事実だけを選び、それ以外は補足資料に回すか、口頭で説明するようにしましょう。背景を絞ると、資料の枚数も自然と減ります。

三つ目は、「お願い」をはっきり書くことです。会議資料の目的は、読む人に何かしらの行動を求めることです。「ご意見をください」「承認をお願いします」「来週までにご回答ください」など、相手に求めることを具体的に書いておくと、会議のあとの動きがスムーズになります。

要点を絞るコツは、作る前に「この資料で相手にどう動いてほしいか」を一言で言い表してみることです。一言で言えない場合は、伝えたいことが多すぎるサインです。削る勇気が、伝わる資料を作ります。

会議資料は、作る人の労力を示すものではなく、読む人の判断を助けるものです。「結論・背景・お願い」の3つに絞れば、薄くても頼りになる資料になります。

メモから伝わるプレゼン資料の作成も承っています。4,000円。実績作りのた

め先着3件まで特別価格でお受けしています。