売上合計が1円ずれるとき、まず表示桁数を確認

「画面の金額を足すと200円なのに、Excelの合計は201円」。こんなときは、金額を書き換える前に小数点以下を確認してみてください。

たとえば架空の明細が100.4円と100.4円の2行あるとします。小数点以下を表示しない形式では、それぞれ100円に見えます。でも通常の設定では、合計の計算に使われる値は100.4のまま。実際の合計200.8円が、画面では201円と表示されます。

Excelの表示形式は、見え方を変えるもので、計算に使う値そのものは変えません。

参考：Microsoft公式サポート「Excelで利用可能な表示形式」。

確認は、原本をコピーしてから。明細と合計の小数点以下の表示桁数を増やし、隠れていた端数がないか見ます。続いて「1行ごとに丸めるのか」「合計後に丸めるのか」、四捨五入・切り捨てなどのルールを確かめます。上の例なら、各行を四捨五入してから足すと200円、合計後に四捨五入すると201円です。

1円の差を合わせるために、合計欄だけ手入力で直すのは避けたいところです。どの段階で差が生じたかを残すと、翌月も同じ基準で確認できます。

集計を依頼するときも、端数の有無と処理ルールを先に伝えておくと安心です。私の月次売上集計サービスは税計算・端数処理を対象外としているため、小数を含むデータは購入前に対応範囲をご確認ください。