売上一覧の結合セル、解除するだけで大丈夫？

売上一覧で、同じカテゴリを縦にまとめてセル結合していませんか。見た目はすっきりしても、そのまま集計に使うと、各明細がどのカテゴリに属するか確認しづらくなります。

たとえば架空の売上表で、A2～A4を結合して「文具」と表示し、各行の売上が500円・700円・800円だったとします。見た目では3行とも文具ですが、結合を解除しただけでは、3行すべてに「文具」が入るわけではありません。カテゴリ別に集計するときは、空欄になった行も確認が必要です。

直す前に、まず元ファイルを残して作業用のコピーを作ります。結合セルを選び、「セルを結合して中央揃え」のメニューから結合を解除。その後、元の表でどこまで同じカテゴリだったかを照合し、確認できた行だけにカテゴリ名を入れます。空欄すべてを上の値で埋めると、未入力や区切りの行まで誤って分類する恐れがあります。

確認は「見た目が整ったか」だけで終えず、明細の行数、金額の合計、カテゴリ別の件数を変更前後で比べましょう。この例なら文具は3行・合計2,000円です。

Microsoft公式ヘルプでも、セル結合では左上以外の内容が削除されると案内されています。結合解除は、削除された情報を復元する操作ではありません。

集計用の一覧は、1明細を1行にし、日付やカテゴリも各行に持たせると確認しやすくなります。月次売上集計のご相談では、個人情報・機密情報を除いたうえで、結合セルの有無も事前にお知らせください。