明細と「小計」を一緒に足していませんか？

売上一覧の最後や途中に「小計」が入っていると、明細と小計を両方足してしまうことがあります。集計前に、1行が何を表しているか確認しておきましょう。

説明用の架空例です。ノートの売上が1,200円、ペンが800円。その下に「文房具小計 2,000円」という行があるとします。3行をまとめて足すと4,000円になりますが、売上の明細は2件で2,000円です。小計は、この2件をまとめた数字なので、もう一度足すと二重になります。

確認するときは、元ファイルを残し、コピーで次の点を見ます。

・「小計」「合計」などの行が途中や最後にないか

・どの明細をまとめた行か確認でき、その明細の合計額と一致するか

・明細と小計を両方足すなど、同じ売上を二重に含めていないか

日付や明細IDが空欄だからといって、小計行とは限りません。入力漏れの明細を消してしまわないよう、行の役割は元の記録や作成者の説明で確認します。分からない行は、推測で除かず確認待ちにします。

明細だけで集計すると決めたら、小計行は計算対象から外し、確認用に残しておきます。この例では、明細2件の合計2,000円が小計の金額と一致するか確認します。金額だけでなく、何件の明細を使ったかも一緒に残すのがポイントです。

集計の見積り相談では、「途中に小計行がある」と添えていただけると、事前の確認がしやすくなります。最初のご相談に実データは不要です。個人情報・機密情報は送らないでください。