営業資料を渡す前に、閲覧用PDFと編集用PPTXの版をそろえよう

営業資料のPDFは新しいのに、編集用ファイルは一つ前の内容だった。受け渡しの混乱を減らすには、資料の内容だけでなく「どの版か」をそろえることも大切です。

1．同じ版だと分かる名前にする

たとえば架空の資料なら「service_v03.pptx」と「service_v03.pdf」のように、共通の名前と版番号を付けます。これは命名例で、社内のルールがあればそちらを優先してください。「最終」「最新版」だけでは、後で修正した際に区別しにくくなります。

2．用途を添えて渡す

編集するためのPPTXと、内容を閲覧・確認するためのPDFを分けて案内します。PDFが正しく表示されたからといって、すべての編集環境でPPTXも同じ表示になるとは限りません。使用するソフトや環境で確認できた範囲を明記します。

3．修正後は両方を照合する

修正したページだけでなく、ページ数、見出し、数値、注記が一致するか確認します。古いPDFを添付したままになっていないか、送信前に実際のファイルを開いて確かめましょう。

4．受け手の確認対象を一つにする

「今回確認してほしい版」「前の版からの変更点」を短く伝えます。旧版を残す必要がある場合は保管場所を分け、配布用の場所に新旧を混在させないようにします。

当方では、ご提供の文章・事実・数値を営業資料8枚に整理し、PPTXと同内容のPDFをお渡しします。数値の一致、文字切れ、PDF表示を確認する範囲です。見本のPowerPoint本体での描画・編集・保存は未検証のため、購入前に希望編集環境と確認済み範囲を照合します。

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9枚以上や市場調査、実績の創作は対象外です。価格・納期・修正条件はサービスページをご確認ください。