昼勤と夜勤を逆に書いた日の話 ― 書き直しの手間を減らす小さな工夫

日報に、その日の再検査品の数を書きこんでいたときのことです。

書いた数字を見て、ふと手が止まりました。

見直してみると、昼勤の数と夜勤の数を、逆の欄に書いていました。

直すこと自体はすぐできましたが、日報を見直して、消して、書き直して……正直、めんどうでした。

（話の細かい部分は、少し変えて書いています）

気づけたのは「現場の感覚」があったから

なぜ気づけたのかというと、その日わたしがラインで作業をしていたからです。

ライン作業をしていると、「今日は再検査が多いな」「今日は少なめだな」という感覚が、なんとなく残ります。

日報に書いた数が、その感覚よりも明らかに多かった。だから「おかしい」と思えました。

再検査の数は、多い・少ないの傾向を見るための記録です。なので、まちがえても「なんか変だな？」で気づけますし、あとからでも直せます。

ただ、その「見直して、書き直す」手間は地味にかかります。こういう小さな手直しが、毎日の仕事の中にけっこうあるんですよね。

書き写すたびに、まちがいが入るスキが生まれる

手書きの記録は、ふつう何回か書き写されます。

現場の紙 → 日報やExcel → 週や月の集計表。

書き写す回数が増えるほど、「欄をまちがえる」「数字を読みまちがえる」といったミスが入りこむスキも増えます。

ミスが増えれば、そのぶん見直しと書き直しの手間も増えます。

今日からできる、小さな工夫3つ

ツールを入れなくても、ちょっとした工夫でミスと書き直しは減らせます。わたしが「これはいいな」と思っているものを3つ紹介します。

1. 記録用紙と日報の「欄の並び」をそろえる

記録用紙は「夜勤→昼勤」、日報は「昼勤→夜勤」のように順番がちがうと、書き写すときに取りちがえやすくなります。並びをそろえるだけで、目で追うのがぐっと楽になります。

2. 昼勤と夜勤で、欄の色を変える

蛍光ペンで欄のふちに色をつけるだけでもOKです。「昼は黄色、夜は青」と決めておくと、ちがう欄に書いたときに違和感に気づきやすくなります。

3. 書いたら「前の日の数」と並べて見る

今日の数だけを見ても、多いか少ないかは分かりにくいものです。前の日や先週の同じ曜日と並べると、「いつもとちがう」数字が目に入りやすくなります。傾向を見るための記録なら、この見方だけで「あれ？」に早めに気づけて、直す手間も小さくすみます。

書き写す回数を、そもそも減らす

もう一歩進めるなら、書き写す回数そのものを減らすという考え方もあります。

たとえば、記録用紙の数字を人が読んで打ち直すのではなく、写真から読み取って表に入れる。集計は、表に入ったデータから自動で出す。

こうすると、人は「書き写す係」から「内容がおかしくないか確認する係」に回れます。

書き写す回数が減れば、今回のような「見直して、書き直す」手間も、そのぶん減らせます。

おわりに

あらためまして、製造業の現場で10年働きながら、紙や手作業を減らすツールを作っている「りょう」です。

ココナラでは「紙の記録を撮るだけで、表への入力と集計を自動化するツール」を出品しています。

作業者の方は今までどおり紙に書くだけ。スマホで記録用紙を撮ると、AIが読み取って表に入れ、集計まで行います。

「打ち直しや集計に時間がかかっている」「紙はやめられないけど、手間は減らしたい」

そんな方は、出品ページものぞいてみてください。ご相談だけでも大歓迎です。

これからも、現場で働く目線で、記録や集計の工夫について書いていきます。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。