紙の出勤簿・タイムカードを、スマホ打刻にすると何が変わるか

※画像の画面はすべて架空のデータです。

「タイムカードを月末に集めて、Excelに打ち直して、残業時間を電卓で確認する」

小さな会社だと、今でもこのやり方のところは多いと思います。

私は会社員として働きながら、自分の職場で使う勤怠ツールを自作して、毎日運用しています。

その経験から、紙やExcelの勤怠をツールにすると何が楽になるのかをまとめます。

■ 1. 打ち直しがなくなる

スマホやPCで「出勤」「退勤」を押すだけで記録が残ります。

月末に紙を集めてExcelに打ち直す作業そのものがなくなります。

■ 2. 残業時間が自動で出る

定時や休憩時間を設定しておけば、残業時間は自動で計算されます。

「45時間に近づいている人」を早めに知らせることもできます。

■ 3. 打刻漏れに気づける

出勤していない人、退勤を押し忘れた人を一覧で確認できます。

「あとで思い出して手書きで直す」が減ります。

■ 4. 有給・残業の申請もツールの中で

申請 → 上司が承認、までを紙を回さずに済ませられます。

■ 5. 最後はExcelで出せる

給与計算や社労士さんに渡すときは、今まで通りExcelで出力できます。

いきなり全部を変えなくても、「入力だけツール、最後はExcel」から始められます。

■ 全部の会社にツールが必要なわけではありません

人数が少なく、今のExcelで困っていないなら、無理に変える必要はありません。

「どこに一番時間がかかっているか」を先に見て、そこだけをツールにするのが失敗しないやり方です。

今のやり方（紙やExcelの写真でOK）を見せていただければ、ツールにするべきかどうかも含めてお答えします。