資料回収の「受領」と「確認」を分けるExcelの使い方

資料が届いた時点で一覧を「完了」にすると、内容を確認する作業が見えなくなることがあります。ここでは、ととのえデータラボが販売する資料回収Excelの使い方を、実在しない制作チーム「こもれび企画」の例で説明します。購入者の実績や、実際の導入事例ではありません。

月末に集める資料を、売上明細、請求書一覧、経費一覧、作業記録の４件とします。まず１資料を１行にし、重複しないID、対象月、対象・部門、資料名、担当者、期限を入力します。基準日と対象月も設定します。依頼を出したら依頼日、届いたら受領日を記録します。

たとえば経費一覧が10月２日に届いても、内容が未確認なら確認日は空欄にします。この状態は「REVIEW 確認待ち」。単に届いた資料と、確認まで終わった資料を区別できます。10月３日に担当者が内容を確認したら、確認日を入力します。必要項目と日付に問題がなければ、「DONE 確認済」に変わります。

仮に４件のうち作業記録が対象外なら、理由を記録します。対象外１件を除いた３件中、確認済みが１件なら完了率は約33％、２件なら約67％です。未着の資料と確認待ちの資料では、次にする作業も変わります。

このテンプレートは状況を整理するためのものです。メール送信や資料の自動回収、内容の自動判定は行いません。黄色の入力欄を使い、数式欄は上書きしないでください。Excel各版などでの実機動作は未確認のため、利用前に同梱のExampleで表示と再計算を確かめてください。

自社商品の紹介です。資料回収Excelは3,000円。内容と利用条件はこちらで確認できます。

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