現役店長が教える、シフト作成をラクにする3つのコツ

こんにちは、Compass Labです。

本業は飲食チェーンの現役店長をしています。

店長の仕事の中でも、毎月地味に時間を取られるのが「シフト作成」ではないでしょうか。

希望休をまとめて、人数を合わせて、人件費を計算して……。気づけば何時間もたっていた、という方も多いと思います。

私自身も、毎月シフト作成に苦労してきました。

今回は、実際の現場でやってみて効果があった「シフト作成をラクにするコツ」を3つ紹介します。

■コツ1：よく使う勤務時間を「パターン」として決めておく

シフト作成に時間がかかる原因のひとつが、毎回ゼロから時間を考えていることです。

「9-15」「11-17」「17-22」のように、よく使う時間帯をあらかじめ決めておくと、あとは当てはめるだけになります。

お店の営業時間とピークに合わせて、5〜8パターンほど用意しておくのがおすすめです。

スタッフにとっても、勤務時間が決まっているほうが予定を立てやすくなります。

■コツ2：希望休の出し方と締切をそろえる

LINEで来たり、口頭で言われたり、メモで渡されたり。

希望休の集め方がバラバラだと、それだけで確認に時間がかかり、見落としの原因にもなります。

「毎月◯日までに、決まった形で出す」とルールを決めるだけで、作成のスタートがぐっと早くなります。

シフト表の上で「希望休」と「通常の休み」を色分けしておくと、ひと目で区別できて便利です。

■コツ3：人件費は「作りながら」確認する

シフトを全部作り終わってから人件費を計算すると、予算オーバーに気づいたときに作り直しになってしまいます。

おすすめは、時給と勤務時間から人件費が自動で計算される表を使うことです。

シフトを入れるたびに人件費が見えるので、「この日は人を増やしても大丈夫」「ここは削ろう」と、その場で判断できます。

■まとめ

・よく使う勤務時間をパターン化する

・希望休の出し方と締切をそろえる

・人件費は作りながら確認する

この3つだけでも、シフト作成はかなりラクになります。

■すぐに使えるシフト表テンプレートを販売しています

この記事で紹介したコツを、そのまま形にしたシフト表テンプレートを作りました。

・勤務時間・希望休・休みはプルダウンで選ぶだけ

・勤務時間と人件費を自動計算（休憩時間も自動で差し引き）

・人件費率と目標の判定も表示

・時給を隠したスタッフ配布用のシートも自動で作成

・Excel／Googleスプレッドシート対応

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シフト作成の悩みは、現場を知っているからこそわかることがたくさんあります。

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