CSV・Excel集計を頼む前に、用意しておきたい5つの情報

毎回のCSVやExcelの集計を自動化したいとき、最初に整理すると役立つのは「何を読み込み、どの形で出したいか」です。元データをすべて送る前に、次の5点をメモしておくと、対応範囲を具体的に相談できます。

1．入力ファイルの形

CSVかExcelか、列名は何か、複数ファイルの列構成が同じかを整理します。Excelの場合は、シート数、結合セル、計算式の有無も確認します。

2．ほしい出力の見本

「月別にまとめる」だけでは、売上日で集計するのか、入金日で集計するのかが分かりません。完成形の列名と、どの日付・金額を使うかを示すと、認識を合わせやすくなります。

たとえば架空の見本なら、「日付・商品・金額」という入力から、「年月・商品・合計金額」を出す、といった形です。集計前と集計後を1例ずつ用意します。

3．件数と作業頻度

1回あたりのファイル数・行数と、毎日・毎週・毎月のどの頻度で使うかを伝えます。少量の見本で確認できても、本番の件数やファイルサイズでの動作確認は別に必要です。

4．使うパソコンと制約

WindowsかMacか、Excelの種類・バージョン、ソフトの追加やマクロ実行が可能かを確認します。作った人の環境だけでなく、実際に使う環境で動かせる方法を選ぶためです。

5．空欄・重複・エラーの扱い

同じ行が2件あったら削除するのか、空欄なら止めるのか、別の一覧に出すのかを決めます。判断できない値を推測で直すより、確認が必要な箇所を明示する方法もあります。

最初の相談には架空化したサンプルを

氏名や取引先名などを架空の値に置き換え、必要のない個人情報・機密情報は除いてください。列構成や空欄・重複などの特徴は残すと、処理方法を検討しやすくなります。金額や日付にも機密性がある場合は、同じ特徴を持つ架空データで作り直します。

株式会社FiiTでは、入力サンプルと希望する出力を確認し、集計のルール、実装方法、納期を相談してから制作を進めます。制作には生成AIを補助利用し、実データの取り扱いや外部AIへの入力可否は事前に確認します。

サービスの範囲と相談窓口はこちらです。

https://coconala.com/services/4403617

※本文の例は説明用の架空データです。効果や削減時間を保証するものではありません。