月末の売上集計、毎月手でやっていませんか？ 道具にする前に整理したい4つのこと

月末になると、ネットショップの注文画面を見ながら件数を数えたり、ノートの売上を電卓で足したり。小さなお店では、こうした「毎月の手作業」をお店の方がご自身でされていることが多いと思います。

慣れた作業でも、毎月くり返すと時間がかかりますし、数え間違いが気になることもあります。こうした作業は、表計算のファイルや、パソコンで開く小さな道具にまとめると、ボタンひとつで同じ形の結果を出せるようになります。

ただ、いきなり「自動にしたい」と始めると、かえって使いにくいものになりがちです。道具にする前に、整理しておきたいことを4つにまとめます。

■ 1. 「何を見たいか」を先に決める

まず、最後に見たいものをはっきりさせます。

・月ごとの売上の合計と、注文の件数

・商品ごとに、どれがよく売れたか

・キャンセルや返金がいくらあったか

見たいものが決まると、どの数字を集めればよいかも決まります。「全部見たい」より、「毎月かならず見るもの」を3つほどにしぼるのがおすすめです。

■ 2. 数字の「もと」がどこにあるかを確かめる

次に、その数字がどこにあるかを確かめます。

・ネットショップの管理画面から、注文の一覧をファイル（CSV）で書き出せるか

・レジやノートなど、紙にしか残っていないものはないか

・ほかの売り場（イベント販売や別のショップ）の売上はどこにあるか

書き出せるファイルがあれば、それを読み込む道具にできます。紙だけのものは、まず入力しやすい表にするところから始めます。

■ 3. 「数え方の決まり」を書き出す

人が数えているときは、頭の中で自然に判断していることがあります。道具にするには、それを決まりとして書き出す必要があります。

・キャンセルされた注文は、売上に入れるか

・返金は、注文した月と返金した月のどちらで引くか

・送料は売上に入れるか、分けるか

こうした決まりがはっきりしていると、毎月同じ考え方で数えられるようになります。

■ 4. お客様の情報は、なるべく持たない

注文のファイルには、お客様の名前や住所が入っていることがあります。売上の集計に使うのは、日付・金額・商品・支払いの状況くらいです。

・集計に要らない列は、読み込まない・残さない

・ファイルは自分のパソコンの中だけで扱い、むやみに送ったり、共有のフォルダに置いたりしない

「必要なものだけを使う」形にしておくと、安心して毎月使えます。

■ おわりに

毎月の手作業を道具にするときは、「何を見たいか」「数字のもとはどこか」「数え方の決まり」「お客様の情報の扱い」の4つを先に整理しておくと、使いやすいものになります。まずは、先月の集計を思い出しながら、この4つを紙に書き出してみてください。

毎月の集計や台帳づけを小さな道具にしたい、という方は、今どんな作業をしているかを教えていただければ、進め方をご相談させていただきます。