手書きの送迎表をExcelにしたら、朝の「詰め直し」がなくなった話

デイサービスや介護施設で、毎週の送迎表を手書きで作っている方は多いと思います。

利用者さんの名前を曜日ごとに書き、お休みの連絡が入ったら線で消して、空いたところを詰め直す。臨時で利用が増えれば、また書き足す。慣れていても、毎週となると地味に時間がかかります。

そこで、送迎表をExcelにしてみました。やったことは3つだけです。

① 名簿に「何曜日に来るか」の○を付けておく

② 休み・追加は「変更」の欄に1行書く

③ 迎え・送りの時刻順に、名前が自動で並ぶようにする

いちばん楽になったのは、休みの人を消して詰め直す作業がなくなったことです。変更を1行書けば、表のほうが勝手に並べ直してくれます。人数や車いすの方の人数も自動で数えるので、配車を考えるときも数え間違いが減りました。

ポイントは、見た目を今の手書きの表と同じにすることです。見慣れた形のままなら、パソコンが得意でない職員さんでも迷いません。マクロは使わず、Excel 2016以降で動く数式だけで作っています。

同じ考え方で、入浴表・食事注文表・1日スケジュール表の見本も作りました。「うちの表もこうならないかな」という方は、手書きの様式の写真を送っていただければ、見た目そのままでExcelにします。個人情報は送らなくて大丈夫です。