年末の「請求書まとめ」を、毎年同じ指示書で回す方法

年末が近づくと、請求書と領収書の整理がどっと増えますよね。

私の場合、困るのは量そのものより「これは払ったっけ？」の確認です。1枚ずつ見返しているうちに半日が終わっている。去年も一昨年も、同じことを繰り返していました。

そこで去年、請求書まとめだけは「指示書」にして、やり方を固定しました。毎回やることを同じにしておく、というだけの話です。

【私の指示書の中身】

・役割は「請求書まとめの担当」。数字は勝手に作らない、と最初に書いておきます

・材料は、請求書の写真やPDFと、支払い済みかどうかのメモです

・手順は、1枚ずつ「日付・相手・金額・支払い状況」を抜き出して表に並べ、最後に未払いだけを別にまとめる形です

・分からない請求は推測で埋めず、「要確認」のまま残します

・完成形は、日付順の表1枚と、未払い一覧（相手・金額・期限つき）です

大事にしているのは、材料が揃ってから渡すことです。揃っていない状態で頼むと、AIは足りない数字をそれらしく補ってしまうことがあります。年末の数字でそれは怖いところです。

逆に「分からないものは分からないまま」と決めておくと、要確認の一覧が、そのまま「次にやることリスト」になります。残るのは失敗ではなくて、確認先がはっきりした状態です。

一度作っておけば、来年は材料を差し替えるだけです。毎年「どうやってまとめよう」から考え直さなくて済む。それが地味に一番効いています。

どの作業から手をつければいいか迷うときは、年末にいちばん時間を使っている作業を1つだけ選んでみてください。1つ回るようになれば、次も同じ型で作れます。

私のサービスでは、こうした指示書をご本人のお仕事に合わせて作成しています。年末の事務作業を減らしたい方は、よければご覧ください。

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最後まで読んでいただき、ありがとうございました。