毎月の集計を自動化する前に、整理しておきたい3つのこと

「毎月の集計に何時間もかかる」「同じデータを何度も写している」。スプレッドシートやExcelの手作業は、自動化できることがたくさんあります。ただ、いきなり「自動化したい」と考える前に、3つのことを整理しておくと、仕上がりも費用も大きく変わります。

■ 1. 今の作業を「順番に」書き出す

「①入力用のシートを開く ②担当者ごとに並べ替える ③別のシートにコピーする ④合計を出す」のように、今やっていることを順番に書いてみてください。書き出すと、「実は③と④は毎回同じ動きだ」と気づけます。この「毎回同じ動き」が、自動化に向いている部分です。

■ 2. 表の形をそろえる

自動化がうまくいかない一番の原因は、表の形がバラバラなことです。1行目は項目名にする。1行に1件のデータを入れる。セルの結合や、途中の空白行は使わない。日付や金額の書き方をそろえる。これだけで、作れる仕組みの幅が広がり、作る手間も減ります。

■ 3. 「いつ・誰が・何をきっかけに」動かすかを決める

ボタンを押したときに動かすのか。毎朝決まった時間に自動で動かすのか。新しいデータが入ったときに動かすのか。使う人がパソコンに慣れているかどうかでも、合う形は変わります。ここが決まっていると、作ったあとに「思っていたのと違う」となりにくくなります。

■ まとめ

自動化は、難しいプログラムの前に「今の作業を見えるようにすること」から始まります。3つを書き出してみて、「ここを自動化したい」という部分が見えてきたら、お気軽にご相談ください。作業の流れをうかがったうえで、できること・できないことを正直にお伝えします。