名刺100人分、Illustratorで1人ずつ直していませんか？

名刺を1人分修正するだけなら、それほど大変な作業ではありません。

名前を変えて、部署を変えて、役職を変える。

確認してPDFを書き出す。

問題は、これが50人、100人になったときです。

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作ることより「間違えないこと」が大変

以前DTPの作業をしていて感じるのは、こういう仕事は「作ること」より「間違えないこと」の方が大変だということです。

Excelを見てIllustratorに戻って、名前をコピー。

またExcelに戻って役職をコピー。

PDFを書き出して、次の人へ。

単純な作業なのですが、件数が増えるほど確認箇所も増えます。

しかも実際のデータは、そんなにきれいではありません。

役職がない人がいたり、部署名だけ妙に長かったり、英字表記が必要な人がいたり。途中で「この3人だけ部署が変わりました」という修正が入ることもあります。

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Illustratorではなく、元データを基準にする

こういう名刺なら、Illustrator側で1人ずつ入力するのではなく、ExcelやCSVを元データにした方が扱いやすくなります。

たとえば、

氏名｜部署｜役職｜電話番号｜メールアドレス

という表を用意しておいて、Illustratorの名刺テンプレートへ順番に流し込みます。

100行あれば100人分。

必要なら、そのまま「氏名_名刺.pdf」のようなファイル名で個別に書き出すところまで自動化できます。

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何でも自動化すればいいわけではない

ただし、何でも自動化すればいいわけでもありません。

毎回レイアウトが違う名刺や、数人分しか作らないものなら、手作業の方が早いこともあります。

逆に、

レイアウトは同じ

変更する項目が決まっている

定期的に人数分を作る

この3つが揃っている作業は、自動化との相性がかなりいいです。

名刺だけではありません。

社員証、会員証、商品ラベル、値札、店舗別POPなども、作業の仕組みはよく似ています。

「毎回このExcelを見ながらIllustratorを直している」

そんな作業があれば、一度その手順を見直してみると、意外とまとめて処理できる部分があります。

私はIllustratorのテンプレートとCSV／Excelを使って、こうした繰り返し作業を一括処理する仕組みを制作しています。

今使っているIllustratorデータと、普段使っているExcelのサンプルがあれば、「この作業は自動化できるか」という段階から確認できます。

関連サービス：

CSVで名刺・社員証・ラベルを一括作成します