専門的な案内文は、情報の「順番」で伝わり方が変わる

セミナーやサービスの案内文を読んでいて、「説明は詳しいのに、結局どんな内容なのか分からない」と感じたことはないでしょうか。

文章が間違っているわけではありません。

ただ、書き手が伝えたい順番と、読み手が知りたい順番が違っていることがあります。

今回は、架空のセミナー案内文を例に、文章の順番を変えるとどうなるかをご紹介します。

※以下は説明用に作成した架空の文章です。実際の企業・団体から依頼された事例ではありません。

改善前：必要な情報はあるけれど、少し読みづらい

当団体では、関係機関との連携による中小企業支援の一環として、事業活動における情報管理の重要性について理解を深めていただくことを目的とし、専門家による講演および事例紹介等を実施する「中小企業のための情報管理セミナー」を開催いたします。

本セミナーは、中小企業の経営者、管理部門担当者等を対象としており、12月10日、オンライン形式により開催する予定です。

情報はそろっています。

しかし、最初の一文が長く、開催の背景や目的が先に登場するため、読み手は途中まで読まないと「何の案内なのか」が分かりません。

改善後：読み手が知りたい情報から伝える

中小企業の経営者・管理部門担当者向けに、「中小企業のための情報管理セミナー」を開催します。

 日時は12月10日、開催方法はオンラインです。

事業活動における情報管理の重要性について、専門家の講演や事例紹介を通じて学びます。

本セミナーは、関係機関と連携した中小企業支援の一環として実施します。

元の文章にある情報を、できるだけ変えずに並べ替えています。

どこを直したのか

1．案内の主役を最初に置いた

「誰を対象とした、何の案内なのか」を冒頭で伝えました。

2．日時と開催方法を独立させた

参加を検討する人が早めに確認したい情報を、短い一文にまとめました。

3．長い一文を役割ごとに分けた

対象者、開催情報、内容、開催背景を分けることで、読みながら情報を整理しやすくしました。

4．開催背景を後半に移した

主催者にとって重要な情報も、初めて読む人にとって最初に必要とは限りません。情報を削るのではなく、置く場所を変えています。

大切なのは、文章を派手に書き換えることではない

専門的な内容を含む文章は、正確さも大切です。

分かりやすくしようとして、元の意味を変えてしまっては困ります。

だからこそ、まず確認したいのは、

「この文章を初めて読む人は、何から知りたいだろうか」

ということです。

言葉を大きく変えなくても、情報の順番を見直すだけで、伝わり方が変わることがあります。

「ことばとAIの編集室」では、既存のセミナー案内、サービス紹介、制度説明などを、読み手の視点から整えるサービスを提供しています。

文章を修正するだけでなく、主な改善ポイントとその理由もお伝えします。

専門的な説明文を読みやすく整えます