自動化してはいけない作業の見分け方。4つ当てはまったら、やめてください

こんにちは、コツコツ自動化ラボです。

自動化の道具を作って売っている立場で、こういうことを書くのは変かもしれません。でも先に言っておきます。

世の中の作業には、自動化してはいけないものがあります。 そして、それを見分けないまま手をつけた自動化は、たいてい途中で捨てられます。

先に結論を書きます

この4つのどれかに当てはまる作業は、いま自動化しないでください。

1. ルールを言葉にできない作業

2. 半年以内にやり方が変わる作業

3. 月に数件しかない作業

4. 間違っていても誰も気づけない作業

逆に言えば、この4つに当てはまらない作業は、ほぼ確実に自動化して得をします。 記事の後半で、その見分け方も1問だけ書きます。

道路の舗装と同じです。毎日通る道は舗装する価値がある。年に1回しか通らない道は、砂利のままでいい。 全部舗装しようとした会社から、お金がなくなります。

① ルールを言葉にできない作業

一番多い失敗がこれです。

こんな会話に心当たりはありませんか。

「この振り分けって、どういう基準ですか？」

「んー……見れば分かるんですけどね」

「見れば分かる」は、自動化できないという意味です。

自動化とは、要するに「やり方を言葉にして、機械に渡すこと」です。渡す言葉がないものは渡せません。

ここで無理をすると、例外処理だらけの仕組みができあがります。8割は自動で処理され、残り2割は毎回人が判断する。そして人は結局、2割のために全件を目視するようになります。手作業のときより時間が増える、というのはこの型です。

対処法：自動化をやめる、ではありません。先にルールを言葉にするのが正解です。半日かけて基準を書き出してみて、書き切れたなら自動化できます。書き切れなかったら、その作業はまだ人の仕事です。

正直に言うと、この「書き出し」だけで作業時間が減ることもあります。基準が曖昧なまま各自の判断でやっていた、というだけの話だったりするので。

② 半年以内にやり方が変わる作業

制度が変わる。取引先の様式が変わる。組織が変わる。

変わると分かっているものを、いまの形で固めないでください。 作り直しになります。しかも「せっかく作ったから」と、変わったあとも古い形を引きずることがある。これが一番たちが悪い。

対処法：変わったあとに作る。それだけです。

ただし例外があります。変わるのが「入力する場所」ではなく「出力する様式」だけなら、先に作って構いません。 中身の流れは変わらないので、出口の形だけ差し替えれば済みます。

③ 月に数件しかない作業

これは単純な算数です。

1件10分の作業が月3件なら、月30分。年間で6時間です。6時間を消すために、数万円と自分の説明時間を使うか。 割に合うことは、あまりありません。

⚠ ただし、1つだけ例外があります。

「回数は少ないが、間違えると損害が大きい」作業です。年に4回の申告用の集計、まとまった金額の請求。ここは時間ではなく事故を減らすためにやる価値があります。

判断の軸が「時間」から「リスク」に変わるだけで、結論は逆になります。ご自分の作業がどちらなのかは、はっきり分けて考えてください。

④ 間違っていても誰も気づけない作業

個人的には、これが一番こわい型だと思っています。

手作業には、実は検算が組み込まれています。人が数字を打っていると、「先月より妙に少ないな」と気づく瞬間がある。自動化すると、この違和感が消えます。

数字は毎月きれいに出てくる。誰も疑わない。半年後に、ずっと1行だけ取りこぼしていたことが分かる——こういう事故が起きます。

対処法：自動化を諦める必要はありません。検算を1つだけ足してください。

・件数の合計が、元データの行数と一致しているか

・前月比で、あり得ない変動になっていないか

このどちらかを画面に出しておくだけで、ほとんどの事故は防げます。私が道具を作るときも、この2つは必ず入れます。 ボタンを押した人が、結果を信じてよいかどうかを判断できないと、その道具は使われなくなるからです。

では、自動化していい作業は？

判定は1問で足ります。

そのやり方を、明日入社した人に、紙1枚で説明できますか？

説明できるなら、自動化できます。説明できないなら、まだ人の仕事です。

そのうえで、回数が多く、間違いに気づく仕掛けを足せるなら、やる価値があります。

費用の目安を、正直に書きます

・1つのファイルの中で完結する集計・転記なら、数千円〜数万円の範囲です

・複数のファイルをまたぐ、様式が会社ごとに違うあたりから、金額の桁が変わります

そして、これも書いておきます。

既製品で足りるなら、既製品を買ってください。 世の中には安くてよくできたツールがあります。それで済む作業に、わざわざ作る費用を払う必要はありません。

作る意味があるのは、「うちの様式でないと使えない」部分が残っているときだけです。

今日やってほしいこと

いま「自動化したいな」と思っている作業を1つ思い浮かべてください。そして、上の4つに当てはまるか確かめてください。

1つでも当てはまったら、今日は手をつけない。 それが今日の正解です。

当てはまらなかったなら、そこはやる価値があります。一番回数の多い1本から、小さく始めてみてください。

「うちのこの作業は、どっちなんだろう」で迷ったら、ご相談ください。どの作業から、どの順番で、いくらくらいで手をつけるべきかを、数字にしてお渡しするサービスを用意しています。

そして、やらないほうがいいものは、はっきりそうお伝えします。 全部やりましょうと言う相手のほうを、少し疑ってください。

小さなことをコツコツと。手をつける場所さえ間違えなければ、自動化は静かに効きます。

コツコツ自動化ラボでした。

---

※ 出品コンテンツ: 業務自動化の診断（どの作業から自動化すべきかをレポートでお渡しします）／勤怠集計ツール／シフト作成ツール／Excel・スプレッドシートの自動化