教室から保護者への連絡文、「丁寧なのに伝わらない」を直す3つのコツ

学習塾や習い事教室の先生から、よくこんな相談を受けます。

「失礼のないように書いているのに、保護者からの反応が薄い」

「読まれていない気がする」

丁寧に書いているのに伝わらない。実はこれ、文章の"順番"と"量"の問題であることがほとんどです。今日はすぐ直せる3つのコツを紹介します。

■ コツ1: 結論を最初の3行に入れる

保護者がスマホで教室からのLINEを開くのは、家事や仕事の合間です。最初の3行に「何のお知らせか」「自分は何をすればいいか」が入っていないと、あとで読もう→そのまま忘れる、のコースに入ります。

時候の挨拶から書き始めるのは手紙の作法としては正しいのですが、LINEやメールでは、挨拶は1行、結論は3行以内、が読まれる文章の型です。

■ コツ2: お願いは1通につき1つ

「持ち物のご準備と、月謝のお振込と、アンケートのご回答をお願いします」

このように1通に複数のお願いを詰めると、保護者の記憶にはどれか1つしか残りません(たいてい最初の1つです)。お願いごとが3つあるなら、重要度の低いものは次の連絡に回す。これだけで「伝えたのに伝わっていない」が大きく減ります。

■ コツ3: 変更のお知らせは「理由」より先に「相手への影響」

月謝改定や時間割変更のお知らせで、理由の説明から長く書き始めていませんか。保護者が最初に知りたいのは「うちの子にどう影響するのか」です。

①変更の内容と時期 → ②お子さまへの影響(ない場合は"レッスン内容は変わりません"と明記) → ③理由 → ④日頃の感謝

この順番にすると、同じ内容でも受け取られ方が驚くほど変わります。

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この3つ、知ってしまえば簡単ですが、いざ自分の教室の文章に落とし込むと「この場合はどう書けば?」と手が止まるものです。

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