スプレッドシートの共有設定、「リンクを知っている全員」のままになっていませんか

スプレッドシートを共有するとき、「リンクを知っている全員」にしたまま、そのままになっていないでしょうか。便利な設定ですが、見直さずに放置すると、思わぬところで情報が見られる状態になっていることがあります。

■ まず、今の設定を確認する方法

スプレッドシートを開き、右上の「共有」ボタンを押します。表示された画面の「一般的なアクセス」を見てください。

・制限付き：追加した人だけが開ける

・リンクを知っている全員：リンクさえ知っていれば誰でも開ける

この表示が、いまどちらになっているかを確認するのが第一歩です。

■ 「リンクを知っている全員」で気をつけたい場面

・チャットやメールに貼ったリンクが、あとから転送されることがある

・以前関わっていたスタッフや取引先が、いまもそのまま開ける

・検索や紹介などでリンクが想定外の人に渡ってしまう

リンクを知っている人は、誰がいつ渡したかに関係なく開けてしまいます。

■ 個人情報やお金の情報を扱うシートは「制限付き」に

お客様の名前や連絡先、売上や入金の一覧などを入れているシートは、「制限付き」にして、見る必要がある人だけを個別に追加するのが基本です。

また、「全員が編集できる」設定は避けてください。誰かが誤って消したり書き換えたりしても、気づくのが遅れます。

■ 権限は「必要な分だけ」

・見るだけでよい人は「閲覧者」

・コメントだけならば「コメント可」

・本当に直す人だけを「編集者」

という分け方にしておくと、事故がぐっと減ります。

■ 自動化をしているシートも要確認

GAS（Google Apps Script）などで集計や通知を自動化しているシートも、共有設定の影響を受けます。設定を変えたら、自動化が止まっていないかを一度確かめておくと安心です。

■ 見直しは、年に1〜2回で十分

共有の設定は、作った当時のまま忘れられがちです。担当が変わったとき、取引が終わったときなど、区切りのタイミングで見直す習慣をつけておくと、無理なく続けられます。

なお、共有設定の考え方は、ご利用の環境（個人のアカウントか、組織のアカウントか）によって画面や選べる項目が違う場合があります。迷うときは、まず「制限付き」を選んでおくのが安全側です。

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