毎月の集計、同じ手順を何度も繰り返していませんか

月末になると、同じファイルを開いて、同じ列をコピーして、同じ計算をする。1回あたりは数十分でも、毎月続けば、ひと月ぶんの時間がけっこうな負担になります。しかも手作業は、どうしてもミスが入りやすいのが難点です。

■ 自動化できるのは「毎回同じ手順」のもの

向いているのは、たとえばこんな作業です。

・別のシートや別のファイルへの転記

・月ごと、担当者ごとの集計

・期限が近い、未入金になっているなど、条件に合ったときのメール通知

・フォームの回答を、決まった形に整えて記録する

逆に、その都度判断が必要な作業や、手順が毎回変わる作業は、自動化に向きません。

■ まずは「手順を書き出す」だけで半分終わり

自動化を考える前に、いまやっている作業を番号つきで書き出してみてください。

「1. このファイルを開く　2. この列をコピーする　3. こちらのシートに貼る……」といった具合です。

書いているうちに、「この手順は実は要らない」「ここで毎回迷っている」といったことが見えてきます。そのメモがあれば、誰かに頼むときにも話が早く進みます。

■ Googleスプレッドシートなら始めやすい

Googleスプレッドシートには、Google Apps Script（GAS）という機能があります。追加のソフトを買わなくても、決まった時刻に処理を動かしたり、メールを送ったりできます。

ただし、Excelのファイルのまま使っている場合は、Googleスプレッドシートに移す作業が必要です。

■ 気をつけていただきたいこと

・お客様の個人情報やお金の情報を含むシートは、誰が見られる状態になっているかを、自動化の前に確認しておくことが大切です。

・Googleの仕組み上、1日に実行できる回数などに上限があります。件数が非常に多い処理は、向き不向きがあります。

・自動化した内容は、あとから見て分かるように、簡単な説明を残しておくと安心です。

■ 作るのが大変な方へ

スプレッドシートの自動化を、サービスとして出品しています。シンプルな内容であれば、内容が決まってから目安1日でお渡しします。

「こんなことはできる？」という段階でも大丈夫です。いま手作業で行っている手順を、そのままお知らせください。お気軽にご相談ください。