LPのフォームに届く営業メール・迷惑送信を減らすには。本当の問い合わせを埋もれさせないために

LPを公開してしばらくすると、問い合わせフォームに営業の連絡や、中身のない送信が届くようになることがあります。数が少ないうちは気になりませんが、増えてくると本当のお客様からの問い合わせが埋もれてしまいます。この記事では、来てほしくない送信を減らしつつ、お客様からの問い合わせは取りこぼさないための考え方をまとめます。

来てほしくない送信は大きく2種類ある

フォームに届く迷惑な送信は、大きく分けて2種類です。ひとつは、人が手で入力して送ってくる営業の連絡です。もうひとつは、プログラムが自動で大量に送ってくる機械的な送信で、意味のない文字列や、外部サイトへの誘導が書かれていることが多いものです。

この2つは、効く対策がまったく違います。人が送る営業の連絡は、機械を止める仕組みでは防げません。逆に、機械的な送信に注意書きを出しても読まれません。まず、自分のフォームにどちらが多く届いているかを見ておくと、何から手を付けるかが決まります。

営業の連絡には、注意書きと項目の工夫で向き合う

人が送ってくる営業の連絡は、完全には止められません。それでも、フォームの近くに「営業・勧誘目的のご連絡はご遠慮ください」と書いておくだけで、一定の数は減ります。送る側も、断りが明記されたフォームにはあまり時間をかけたくないからです。

もうひとつの工夫は、問い合わせの種類を選ぶ項目を置くことです。「ご予約」「料金について」「その他」のように選んでもらうと、届いたメールの件名や本文で見分けやすくなります。営業の連絡は、ほぼ「その他」に入ってきます。止めるのではなく、仕分けしやすくするという考え方です。

機械的な送信には、目に見えない仕組みで対策する

機械的な送信には、お客様の目に触れないところで効く対策があります。たとえば、人には見えない入力欄を用意しておき、そこに何か入っていたら機械とみなす方法です。ページを開いてから送信までが数秒しかない送信をはじく方法や、同じ送信元から短い間に何度も送られたら止める方法もあります。

これらは、お客様の手間を増やさないのが利点です。一方で、ひとつだけでは抜けてくる送信もあるので、いくつかを組み合わせて使います。「ロボットではありません」と確認する仕組みも有効ですが、操作が一つ増えるので、ほかの対策で足りない場合に加える、という順番がおすすめです。

対策を強くしすぎると、お客様の問い合わせまで止まる

迷惑な送信が続くと、対策をどんどん強くしたくなります。ただ、必須の項目を増やしすぎたり、確認の手順を重ねたりすると、本当に問い合わせたいお客様が途中でやめてしまいます。迷惑な送信は減ったのに、問い合わせそのものも減った、ということが起こりえます。

対策を加えたら、その前後で問い合わせの数を比べてみてください。迷惑な送信だけが減っていれば成功です。お客様からの問い合わせまで減っているなら、強くしすぎています。止めた送信の中にお客様のものが混ざっていないか、ときどき確かめておくと安心です。

迷惑メールフォルダに埋もれていないか確かめる

フォームの側だけでなく、メールを受け取る側でも振り分けが行われています。迷惑な送信が増えると、メールソフトや受信の仕組みが「このフォームからのメールは怪しい」と学習し、本当の問い合わせまで迷惑メールフォルダに入れてしまうことがあります。

対策をしている間は特に、迷惑メールフォルダを定期的に見る習慣をつけておくと安心です。フォームから届くメールの差出人や件名を毎回同じ形にそろえておくと、受け取る側で「迷惑メールではない」と設定しやすくなります。

自動返信メールが悪用されることもある

問い合わせを受け付けたときに、入力されたアドレスへ自動で返信する設定はよく使われます。ところが、他人のメールアドレスを入力して送信されると、その人のもとに身に覚えのないメールが届いてしまいます。自動返信に入力内容をそのまま載せていると、それを利用して宣伝の文章を他人に送りつけられることもあります。

自動返信には、受け付けたことと、返信までの目安だけを書くのが安全です。入力された本文をそのまま返す必要がある場合は、機械的な送信への対策がしっかり効いていることを確かめてから使ってください。

届いた迷惑な送信は、捨てる前に傾向を見る

迷惑な送信は、届くたびに削除するだけになりがちです。けれども、どの時間帯に多いか、どんな文面が多いか、急に増えた日はいつかを見ておくと、次の対策を選ぶ手がかりになります。似た文面が同じ時間帯にまとまって届くなら機械的な送信、平日の日中に丁寧な文章で届くなら人による営業、と見分けがつきます。

急に数が増えたときは、フォームのアドレスが新たにどこかで拾われた可能性があります。その時点で対策を一段階加え、問い合わせの数とあわせて様子を見る、という流れで続けていくと、無理なく減らしていけます。

まとめ

フォームに届く迷惑な送信は、人による営業の連絡と、機械的な送信に分けて考えると対策が選びやすくなります。営業の連絡には注意書きと仕分け、機械的な送信には目に見えない仕組みを組み合わせ、強くしすぎてお客様の問い合わせまで止めていないかを数字で確かめてください。迷惑メールフォルダと自動返信の設定も、あわせて見直しておきたいところです。

LPのフォームに迷惑な送信が増えて困っている、どこまで対策すればよいか分からない、ということでしたら、お気軽にご相談ください。今のフォームと届いている送信の様子を拝見したうえで、お客様の手間を増やさずにできる対策をご提案します。