問い合わせ・日報をAIで一次整理する業務フロー例

問い合わせの文章や日報、アンケートの回答量が増えてくると、中身を読んで整理するだけでも時間がかかり、負担に感じることはありませんか？

この記事では、問い合わせや日報をAIで一次整理し、担当者が確認しやすい形に整える例をご紹介します。

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一次整理で行うこと

AIに任せるのは、次のような下準備の範囲です。

・本文の要約

・問い合わせ種別の分類

・優先度の目安付け

・確認すべき点の抽出

・返信文の下書き

・対応状況を確認するシート作成

ここで作成するのは、担当者が一つひとつ文章を読み込む前に、全体像をつかむための整理シートです。

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ご依頼・導入前に整理しておきたい項目

お見積りのご相談前に、以下の点を整理していただくとスムーズです。

・整理したい文章の種類

・入力元

・出したい結果

・分類したい項目

・返信下書きの有無

・通知の有無

・サンプルデータの有無

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納品物のイメージ

ご依頼内容に応じて、主に次のようなものを納品いたします。

・設定内容またはコード

・AIプロンプト

・確認用シート構成

・設定手順書

・簡易マニュアル

・テスト用サンプル