【GAS】展示会POPを一括自動作成＆PDF出力｜見本市出展DX

展示会や見本市への出展準備において、製品やサンプルの横に設置する「キャプションPOP（卓上説明パネル）」の作成は、意外に多くの時間と労力を要する実務の一つです。

「会期の直前になって展示品の型番や仕様が変更された」「技術資料のPDFや製品動画への誘導QRコードを1点ずつ作成するのが煩雑である」「印刷してみるとレイアウトが崩れていたり、文字の視認性が悪かったりする」

このような課題を解決するため、本ツールはGoogleスプレッドシートに展示品情報を入力するだけで、図面ダウンロードや解説動画へ誘導するQRコード付きの卓上POPをGoogleスライドへ自動展開し、オフィスの複合機でそのまま印刷できる「まとめ印刷用PDF」を一括出力する仕組みを提供します。

展示会準備におけるキャプションPOP作成の課題

製造業、IT、医療機器をはじめとするBtoB展示会の現場では、出展直前の限られた時間の中で、以下のような手作業の負担が発生しがちです。

プレゼンテーションソフトによる手作業のレイアウト調整

展示品が20点〜40点ほどある場合、品名・型番・材質・キャッチコピーをスライドごとに手作業で入力・配置する必要があり、位置合わせやフォント調整に多くの時間を費やしてしまいます。

外部WebサイトでのQRコード個別生成による作業の煩雑化

製品カタログや動画のURLを外部の無料生成サイトへ貼り付け、画像を保存してスライドへ挿入するという往復作業が発生します。点数が多いとURLの取り違えなどの人的ミスも起こりやすくなります。

直前の仕様変更や展示サンプルの差し替えへの対応

会期直前に開発部門や営業部門から寸法の修正や展示品の変更が入った場合、該当するPOPを手作業で修正し直す必要があり、二重の作業負担となります。

印刷後の裁断作業とスタンド規格の不一致

用紙サイズや余白を考慮せずにレイアウトを組んでしまうと、印刷後にアクリルスタンドへ収まらなかったり、文字が見切れてしまったりすることがあります。

本ツールの導入によって実現できること

本ツールを利用することで、展示会用キャプションPOPの作成から印刷準備までの工程をスムーズに進めることができます。

全展示品のPOPを1つの印刷用PDFへ集約出力

最大40件の展示品データを、あらかじめ整えられたGoogleスライドテンプレートへ順次反映します。1製品1スライドとして展開され、最終的に1つのPDFファイルとして指定フォルダへ自動保存されます。

資料ダウンロードと解説動画の2系統QRコードを自動配置

各展示品に設定された「技術資料・図面URL」および「動画URL」をもとに、スプレッドシート内部でQRコードを直接生成して枠内へ配置します。URLの入力がない項目は自動的に枠が整理され、清潔感のある余白が保たれます。

一般的なオフィス複合機の「2面付割付印刷」に適したレイアウト

A4横向きの用紙に2ページ分（横並び）で印刷し、中央をペーパーカッター等で切断するだけで、市販のアクリルサインスタンド（A5判やA4ハーフサイズ等）にきれいに収まる余白設計を採用しています。

文字数に応じたフォントサイズの動的自動調整

展示品名が長い場合（16文字以上）や、キャッチコピーの文字数が多い場合（30文字以上）は、フォントサイズを自動で段階的に縮小します。枠外への文字のはみ出しや不自然な改行を未然に防止します。

ツール全体の操作画面・メインシートの全体像

自動生成される成果物サンプルの画像

想定される実務フローと特徴

出展担当者の方が迷わず作業を進められるよう、実際の出展準備の流れに沿ったシンプルな構造になっています。

1. 会社名やブース小間番号は「設定シート」で一元管理

「東Xホール 小間: XX-XX」「株式会社〇〇〇〇」といった共通情報は、設定シートに登録しておくだけで全スライドのフッター部分へ自動印字されます。ブース番号の記載漏れを防ぎ、表記の統一を図ることができます。

2. 展示品データは既存のExcelリストから貼り付け可能

社内の製品管理表や出展リストから、管理番号、品名、キャッチコピー、仕様テキスト、URLをコピーし、「展示品リスト」シートへ「値のみ貼り付け」を行うだけで準備が整います。

3. ボタンを押す前の事前データ検証

メニューの「🔍 ① 入力データ検証」を実行することで、必須項目である「展示品名」の入力漏れや、URLの記述誤り（プロトコルの有無など）を事前に確認できます。不備がある行には警告理由が表示され、該当セルがハイライトされます。

3ステップで完結する簡単な使い方

ステップ解説用の操作フロー

ステップ1：展示品データをリストに入力する

「展示品リスト」シートを開き、12行目以降に展示品の情報を入力します。

管理番号 / 型番（例：SMP-001）

展示品名 / 部品名（必須項目）

キャッチコピー

仕様・材質・寸法（改行を含むテキストも入力可能）

技術資料 / 図面URL、動画URL（任意入力）

展示品リストのデータ入力画面

ステップ2：メニューから「入力データ検証」を実行する

スプレッドシート上部のメニューから「🏷️ 展示会POP作成」➔「🔍 ① 入力データ検証」を選択します。データの形式に問題がなければ、検証完了のダイアログが表示されます。

カスタムメニュー展開画面「🏷️ 展示会POP作成」メニュー内の①）

ステップ3：「POP一括PDF生成」をクリックして出力する

印刷したい展示品の「出力（A列）」にチェックを入れ、メニューから「🚀 ② POP一括PDF生成」を実行します。処理が完了すると、Googleドライブ内の指定フォルダに「【一括印刷用】展示会POPまとめ_No01-XX.pdf」が作成され、シート上にも該当PDFへの直接リンクが反映されます。

メニューの「📂 ③ 成果物フォルダを開く」からPDFを取得し、オフィスの複合機にて2面付印刷を行うことで、展示台にそのまま配置できるPOPが完成します。

導入に関する3つの安心ポイント

ランニングコストが発生しない仕組みGoogle Workspaceまたは個人のGoogleアカウントがあれば利用可能であり、月額費用や外部ツールの利用料は発生しません。

特別な環境構築やAPI連携が不要配布されたスプレッドシートをご自身のGoogleドライブにコピーするだけで準備が整います。初回実行時にスライドテンプレートと出力先フォルダが同一階層へ自動構成されます。

現場に応じたデザイン調整が可能自動生成されるGoogleスライドテンプレートを開くことで、自社のロゴマークの配置やコーポレートカラーへの変更など、レイアウトを自由に調整できます。

本サービスのご提供内容

本サービスをご購入いただいた際にお渡しする納品物は以下の通りです。

【展示会用】キャプションPOP一括作成ツール（Googleスプレッドシート）

展示会準備の効率化に向けて

展示ブースの準備は、POP作成以外にも製品手配やスタッフ配置など多岐にわたります。事務作業の負担を少しでも軽減し、当日の商談準備に注力していただければ幸いです。

ツールの詳細確認やご購入は、以下のサービスページより承っております。