「そこまでお願いしていいの？」を減らすために。イベント企画・運営の責任分界点について

イベントや企画のお手伝いをしていると、よくあるのが「お願いしたいこと」と「実際に必要な作業」の認識がズレているケースです。

例えば、

「動画編集だけお願いしたい」

「イベント当日の音響だけお願いしたい」

「スタッフとして参加してほしい」

というご相談でも、お話を聞いていくと、

・何を作るか決まっていない

・当日の進行が整理されていない

・必要な素材が揃っていない

・誰が何を判断するのか決まっていない

ということが少なくありません。

つまり、依頼内容は「作業」のつもりでも、実際にはその前段階の「設計」や「企画」まで必要になっていることがあります。

そこで、イベントが実現するまでの流れを一枚にまとめたのが、こちらの図です。

【イベント企画から実行までの流れと責任分界点】

イベントは4つの工程でできています

私はイベントを大きく4つの工程に分けて考えています。

① 企画立ち上げ

「何をやるのか」を決める工程です。

ここでは、

・イベントの目的

・誰に届けたいか

・予算

・納期

・必要な人・モノ・資金

などを整理します。

企画者だけでなく、スポンサーや協力者、応援してくれる方々もこの工程に関わります。

② 企画進行・設計

企画を「実現できる形」に落とし込む工程です。

ここでは、

・スケジュール

・役割分担

・予算配分

・リスク

・必要な準備

などを整理し、「誰が・いつ・何をするか」を設計します。

③ プロジェクト実行

設計した内容を形にする工程です。

例えば、

・制作

・デザイン

・動画編集

・グッズ制作

・撮影

・PM・PLによる進行管理

などがここに含まれます。

品質（Quality）、コスト（Cost）、納期（Delivery）を意識しながら、成果物を完成させていきます。

④ 運用・当日対応

完成した成果物を使ってイベントを実際に運営する工程です。

・当日スタッフ

・オペレーター

・機材対応

・出演

・現場サポート

などがここにあたります。

ここでは、設計された内容を正確に実行することが主な役割です。

認識のズレは「工程」が原因

実際のご相談では、

「④だけお願いしたい」

というお話だったはずが、

・どう進めればいいですか？

・スケジュールも考えてください。

・必要な準備も整理してください。

・そもそも何をやればいいでしょう？

というご相談に発展することがあります。

これは悪いことではありません。

ただ、その時点でご相談内容は④だけではなく、

③（制作）

②（設計）

①（企画）

まで広がっています。

つまり、お願いしたい内容そのものが変わっているということです。

私がサービスを分けている理由

ココナラでは、この責任分界点が分かるようにサービスを分けています。

① 企画立ち上げ

・イベント企画・運営の進め方を整理

・アイデア整理

・クラウドファンディング企画整理

② 企画設計

・イベント企画を実行できる設計図へ整理

③ プロジェクト実行

・イベントグッズ制作支援

・ライブ・イベント動画編集

④ 運用

・機材持ち込みサポート

・バンド出演

・当日スタッフ・運営サポート

③〜④

・出張映像撮影

上流から下流まで理解していることが私の強みです

学生時代からイベントを企画し、社会人ではエンジニアとしてシステム開発を経験し、現在はコンサルティングにも携わっています。

そのため、

「企画だけ」

「設計だけ」

「制作だけ」

「当日だけ」

という部分最適ではなく、

イベント全体の流れを理解した上で、必要な工程だけを切り出してお手伝いできます。

もちろん、「当日の運営だけお願いしたい」というご依頼も大歓迎です。

一方で、もし企画や設計まで一緒に考えてほしい場合は、その工程も含めてご相談いただくことで、より成功につながるご提案ができます。

「どこまでお願いしたいか分からない」という場合でも大丈夫です。

まずは現状をお聞きしながら、一緒に必要な工程を整理していきましょう。