AIに任せていい事務、任せてはいけない判断

「AIで仕事を自動化」と聞くと、どこまで任せていいのか不安になる方が多いと思います。私の結論はシンプルで、事務は任せていい、判断は任せてはいけない。この線引きさえ決めておけば、AIは怖いものではなくなります。

任せていいのは「形が決まった事務」です

たとえば、下書きを作ること。見積や日報の下書き、議事録をもとにしたタスクの一覧、決まった項目の転記や集計。こういう「形が決まっていて、後から人間が確認できる」作業は、AIや仕組みに向いています。

向いている理由は、間違えても見つけられるからです。下書きは確定前に人が見る。転記は元の数字と照らせる。確認の関所がある作業なら、任せる範囲を広げられます。

任せてはいけないのは「約束になる判断」です

見積の金額を確定すること。納期を約束すること。お客様への言葉を選ぶこと。これらは、責任が伴う判断です。AIが出した数字をそのままお客様に出せば、間違いに気づく関所がありません。

もうひとつ、機密情報の扱いも線引きが要ります。お客様の情報や社内の数字を、外部のAIツールにそのまま入れることはしません。私の仕事でも、機密情報は外部ツールに入力しないことを前提に進め方を決めています。

判断の手前にある「下書き」は、任せられます

線引きで迷いやすいのが、お客様への返信です。送信そのものは約束になるので人間がやるべきですが、返信文の下書きを作ることは任せられます。下書きなら、送る前に人が読んで直せます。

同じように、見積の金額そのものは人間が決めますが、項目と単価を並べた下書きは任せられる。判断の「材料をそろえる」ところまでが事務で、「決める」ところからが判断です。この境目で分けると、大抵の仕事はきれいに分かれます。

線引きを先に決めるのが、進め方です

AI開発を約1年やってきて思うのは、上手くいく自動化は「任せる範囲」と「任せない範囲」を先に紙に書いているものです。全部を任せようとしない。その代わり、任せた事務については徹底的に楽にする。

合同会社Alnairの出品でも、この線引きを最初に一緒に決めます。できる部分と人間に残す部分を分けてから、小さな試作を作る。その順番なら、AIは「得体の知れないもの」ではなく、担当の決まった道具になります。