事例①部署コードを選ぶだけで送付先が表示されるExcelを作成

背景

複数のマスタ情報を確認しながら、

送付先担当者や送付対象ファイルを確認する業務が発生していました。

担当者によって確認方法が異なり、

・担当者情報を探す

・メールアドレスを探す

・送付対象ファイルを確認する

といった検索作業に時間がかかる状態でした。

対応内容

既存システム（Access）の出力データを利用し、

・担当者マスタ

・ファイルマスタ

をExcelへ取り込む仕組みを作成しました。

部署コードを選択するだけで、

・会社名

・部署名

・担当者名

・メールアドレス

・送付対象ファイル

が自動表示されるようにしています。

工夫した点

・マクロ（VBA）不使用

・元データ件数の増減に対応

・マスタ更新は貼り付けのみ

・利用者追加はシートコピーで対応

運用担当者が変わっても使いやすい仕組みを意識しました。

効果

・情報検索時間の削減

・転記ミスの防止

・担当者依存の軽減

・引継ぎしやすい運用を実現