製造現場でExcel業務改善を続けてきた私が、ツール作成で大切にしていること

はじめまして。

現在、製造業で働きながら、ココナラでExcel・VBAを活用した業務改善ツールの作成を行っています。

今回が初めてのブログ投稿ということで、まずは簡単な自己紹介と、これまでどのような業務改善に取り組んできたのか、そしてツールを作るうえで大切にしていることについて書いてみようと思います。

 製造現場の「ちょっと面倒」を改善してきました

私は大学院で化学系の分野を学んだ後、化学メーカーに入社し、現在も製造業の現場に近い立場で仕事をしています。

もともとITやプログラミングを専門にしていたわけではありません。

ExcelやVBAを使い始めたきっかけも、とても単純でした。

「この作業、毎日同じことをやっているな」

「人が確認しているから、どうしてもミスが起こるな」

「Excelにデータがあるのに、また別の場所に入力しているな」

「もっと簡単にできる方法があるのでは？」

日々の仕事の中で、そんな疑問を持つことが増えていったからです。

そこで少しずつExcelの関数やVBAを勉強し、実際の業務に取り入れるようになりました。

 Excelを使って、さまざまな業務改善を行ってきました

これまでには、

・手書きや紙で行っていた日報の電子化

・複数の情報を照合し、入力ミスや確認ミスを防止する仕組み

・生産情報をもとにした複雑な計算の自動化

・データの集計や転記作業の自動化

・現場で使用する管理表や確認ツールの作成

など、さまざまな改善に取り組んできました。

小さな改善も含めると、「毎日数分かかっていた作業をボタン1つにする」といったものもたくさんあります。

こうした改善を積み重ねた結果、代表的な改善では、1日あたり約2,300秒（約38分）の業務削減につながった事例もあります。

また、業務改善やシステム化をテーマにした社内の改善発表では事業所代表に選ばれ、全国の事業所代表が集まる場で発表する機会もいただきました。

そこで改めて感じたのが、

「Excelは単なる表計算ソフトではなく、使い方次第で現場の仕事を大きく変えられる」

ということでした。

「動くマクロ」よりも大切にしていること

Excel VBAというと、

「難しいコードを書ける人」

「いろいろな処理を自動化できる人」

というイメージがあるかもしれません。

もちろん、正しく動くプログラムを作ることは重要です。

ただ、実際の現場でツールを使ってきた経験から、私はそれ以上に大切なことがあると考えています。

それは、

「実際に使う人が使いやすいか」

ということです。

どれだけ高度な仕組みでも、操作方法が分からなければ使われません。

入力方法が複雑であれば、新しいミスの原因になることもあります。

作った本人しかメンテナンスできない仕組みでは、長く使ってもらうことも難しくなります。

そのため私はツールを作るとき、

・できるだけ入力作業を減らす

・直感的に操作できるようにする

・入力ミスが起こりにくい仕組みにする

・確認作業そのものを減らす

・利用する人の業務フローをできるだけ変えない

といったことを意識しています。

「すごいExcelを作ること」ではなく、

そのExcelを使うことで仕事が少しでも楽になること。

これが一番重要だと思っています。

ココナラでも「まずは困りごとを聞く」ところから

現在ココナラでは、ExcelやVBAを使った業務改善のお手伝いをしています。

例えば、

「毎月同じExcel作業を繰り返している」

「複数のExcelファイルを1つにまとめたい」

「CSVデータを自動で取り込み、集計したい」

「在庫や入出庫をExcelで管理したい」

「見積書・請求書・納品書を簡単に作りたい」

「入力ミスや確認ミスを減らしたい」

といったご相談です。

最初から「こういうマクロを作ってください」と仕様が決まっていなくても問題ありません。

むしろ、

「今こういう作業をしているけれど、もっと楽にならないかな？」

という段階からお話を聞いて、一緒に方法を考えることを大切にしています。

実際の業務を知らない状態でツールを作るよりも、

「何に困っているのか」

「誰が使うのか」

「どこまで自動化すると使いやすいのか」

を整理してから作った方が、本当に役立つツールになると考えているからです。

このブログで発信していきたいこと

今後このブログでは、

・Excelを使った業務改善のアイデア

・Excel VBAでできること

・実際にツールを作るときに考えていること

・入力ミスを減らす仕組み作り

・データ集計や分析の効率化

・私自身が取り組んでいる業務改善

などについて発信していく予定です。

「こんなこともExcelでできるんだ」

「自分の仕事にも使えそう」

と思っていただける内容を書いていければと思っています。

Excel業務の中で、

「毎日やっているけれど面倒だな」

「これ、本当に人がやる必要あるのかな？」

と思う作業がありましたら、ぜひ一度ご相談ください。

現場で業務改善を続けてきた経験を活かし、実際に使う方の目線に立ったツールをご提案します。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

これから少しずつ、Excelや業務改善について発信していきますので、よろしくお願いいたします。