発送代行を頼んだのに、確認の往復が増えそうで不安な方へ

名古屋の内職サポート名古屋です。

発送作業を誰かに頼みたい。

でも、

「結局、毎回こちらに確認が来るのでは？」

「説明やチェックで、かえって忙しくならない？」

「自分で梱包したほうが早いかもしれない」

そう考えて、外注に踏み切れない方もいると思います。

実際、最初の情報が足りないまま発送作業を始めると、確認の往復は増えやすくなります。

だからこそ、最初から全部を任せるのではなく、まず1件の流れを確認することが大切です。

最初の1件を「完成見本」にする

発送代行を始めるときは、実際の注文を想定して、完成状態を共有できると進めやすくなります。

確認したいのは、たとえば次のような内容です。

- どの商品を入れるか

- 使用する箱や封筒

- 緩衝材の使い方

- チラシなどの同梱物

- 配送方法

- 梱包後に確認する項目

文章だけでは伝えにくい場合は、完成した荷物の写真があると判断しやすくなります。

「丁寧に梱包してください」だけでなく、

どの状態を丁寧とするのかを共有するイメージです。

通常の注文と、例外の注文を分ける

確認が増える原因のひとつは、例外の扱いが決まっていないことです。

たとえば、

複数の商品をまとめて購入された場合。

ギフト対応が必要な場合。

同梱物が通常と違う場合。

商品の状態に気になる点があった場合。

作業者がそのまま進めるのか、いったん止めるのか。

最初に線を引いておくと、判断がぶれにくくなります。

例外をすべて予想する必要はありません。

最初は、

「通常と違う場合は、発送せず確認する」

というルールでも構いません。

運用しながら、よく出る例外だけを追加していけば大丈夫です。

注文情報の渡し方も確認する

梱包方法が決まっていても、注文情報の渡し方が複雑だと、別の場所で確認が増えてしまいます。

どの注文を発送するのか。

送り先をどこで確認するのか。

発送後の記録をどこに残すのか。

発送作業だけでなく、作業の前後も含めて流れを確認します。

BASEなどのネットショップをご利用の場合も、現在の管理方法を伺ったうえで、対応方法を検討します。

ご相談時は、分かる範囲で大丈夫です

発送代行についてご相談いただく際は、次のような内容があると確認を始めやすくなります。

「BASEで商品を販売しています。梱包と発送を検討しています。商品は〇種類ほどで、1回の発送件数はおよそ〇件です。ギフト対応はありません」

まだ決まっていない項目は、「未定」とお書きください。

ご相談内容を確認し、必要な情報を伺ったうえで、対応の可否や進め方をご案内します。

梱包・発送を外に出したいけれど、確認作業が増えるのが不安な方は、ココナラのメッセージまたは出品サービス「BASE等ネットショップの発送代行します」からご相談ください。

最初の1件から、確認の流れを一緒に整理します。

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