業務システム開発の依頼書の書き方｜A4半分で足りる

問い合わせの画面を開いて、件名まで書いて、そのまま閉じた。作ってほしいものは頭の中にあるのに、文章にすると「今の管理をもう少し楽にしたい」の一行で終わってしまう。

機能の呼び名も知らないし、画面の絵も描けない。相手は専門家だから、こんな曖昧な書き方で送っても見当違いのものが返ってくるのではないか。そう思って、何週間も止まってしまうことがあります。

先に結論を書く。画面の絵は要らない。作る側が知りたいのは完成した姿ではなく、いま人が何をしているかだ。今の手順が並んでいれば、画面はこちらで組み立てられる。

絵ではなく、今の手順を並べる

相談を受けていて困るのは、要望が曖昧なことではない。今の作業が見えないことだ。「顧客管理をしたい」とだけ書かれていると、画面の数も、置く項目も、何ひとつ決められない。

並べてほしいのは4つ。誰が・いつ・何を見て・何を書くか。順番に箇条書きにするだけでよく、文章にする必要はありません。

たとえば「月末に、経理担当が、営業3名から届いたExcelを開いて、案件の一覧に貼り付ける。取引先ごとに金額を合計して、請求書の形に打ち直す。印刷して押印し、封入して発送する」。ここまであれば、一覧・取引先ごとの集計・請求書の出力、という形が見えてくる。

書き出す途中で、誰がやっているのか思い出せない作業が一つ二つ出てくることが多い。そこは記録の残っていない場所でもある。後から「いつ誰が直したのか」を確かめられない箇所は、移す時に手当てすべきところなので、分からないまま「不明」と書いておいてください。

「無いと止まる」と「あったら便利」を分ける

要望を書き出すと、たいてい十も二十も出てくる。混ざったまま渡すと見積りは膨らむ。読む側はどれが本当に要るのか判断できないので、全部を作る前提で数えるしかないからだ。

分ける基準は一つでいい。それが無かったら、今日の仕事が止まるか。止まらないものは「あったら便利」に回す。グラフ、通知、細かい権限分けは、たいていこちら側に入る。

「いい感じにしてください」は、いちばん高くつく注文になる。

便利側は消さなくていい。消すと後になって「やはり欲しい」が戻ってくる。順番をつけて後ろに置いておくと、予算や納期が足りなくなった時に、どこから削るかを自分で決められます。

数字は3つでいい

規模を決めるのは機能の名前ではなく数字だ。3つあれば足りる。毎月の件数、使う人数、1回にかかる時間。この3つで、作りの重さがだいたい決まる。

1回にかかる時間は、作る側のためというより、あなたのための数字になる。1件15分の作業が月に300件あるなら、月に75時間。ここを半分にできるとしたら、いくらまで出せるかが自分で決まる。見積りを見てから考えると、高いか安いかを測る物差しがない。

正確でなくてよい。だいたいの数で構いません。「多い月で」「繁忙期は」の但し書きを添えておくと、こちらは多いほうに合わせて設計できます。

やめたい作業より、変えたくない作業

相談で書かれるのは、たいてい「やめたいこと」ばかりだ。手入力をやめたい、転記をやめたい。それも要るのだが、同じくらい効くのは逆側になる。

今のやり方を変えたくない作業も書いておく。帳票の見た目が取引先と揃っている、この並び順で現場が回っている、この呼び名でないと通じない。こちらの都合できれいに作り替えると、現場で使われなくなる。

特に確かめておきたいのが、金額の端数と、締めたあとの扱いだ。1円未満を切り捨てているのか、四捨五入なのか。先月の数字を後から書き直すことがあるのか、直さずに取り消しの記録を足しているのか。今のやり方に合わせておかないと、移した最初の月に合計が合わなくなる。

変えたくないと書いてあれば、それは要件になる。書いていなければ、こちらは筋の通った形に整えてしまう。悪気なく壊れるのは、たいていここだ。

紙は全員に同じものを。決める人は1人に

何社かに聞いて比べたい、というのは自然な進め方だ。ただし渡す紙は、全員に同じものにしてください。ここを揃えないと、返ってきた見積りを並べる意味がなくなる。

Aさんには手順を書いて送り、Bさんには電話で口頭だけ。これで金額に開きが出ても、腕の差なのか渡した情報の差なのかが分からない。同じ紙で聞けば、差は範囲と考え方の違いとして読める。

もう一つ。決める人を先に1人決めておく。窓口が複数だと、要望は後から増えていく。経理から一つ、現場から一つ、上長から一つ。増えるたびに範囲が動き、金額も納期も動く。

担当を一人きりにする、という話ではない。意見は何人から集めてもよく、最後に「これでいく」と言う人を一人にしておく、ということです。1枚をその人の名前で出しておけば、途中で出てきた要望も、いったんその人のところで止まります。

1枚は、A4の半分で足りる

ここまでを1枚にまとめる。長く書く必要はない。手順が10行、無いと止まるものが5行、便利が5行、数字が3つ、変えたくないことが2行。それでA4の半分になる。

この紙があると、最初の1往復で「できる・できない・別料金」の切り分けが返ってくる。無いと、何を作るのかを聞き出すところから始まるので、やり取りが3往復ほど増える。

うまく書けていなくても構いません。手順を並べた箇条書きが1本あるだけで、話は動き出します。整えてから送ろうとしているうちに止まってしまうのが、いちばんもったいない。

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当方は元金融系のシステムエンジニアで、ココナラでは、Excel・紙で回している業務を月額0円の買い切りWebアプリにする仕事をしている。この1枚が仕上がっていなくても、今の手順を箇条書きで並べた段階でお持ちいただければ、含まれる範囲と含まれない範囲を書いてお返しします。まだ形になっていない、という状態でも構いませんので、ココナラのメッセージからご相談ください。